役員報酬の決め方と会社法上の手続の整理
こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。
「役員報酬は社長が決めるもの」という理解で運用している会社は少なくありませんが、会社法は取締役の報酬等について、定款に定めがない限り株主総会の決議で定めることを要求しています。創業者数名で始めた会社が外部株主を迎える段階になると、この手続を口約束のまま済ませてきた運用が、そのままでは通用しなくなります。
創業期の会社では、代表取締役が金額を決め、他の取締役もそれに従うという運用が事実上成立してしまいます。株主も取締役も創業メンバーだけであれば、誰からも異議が出ないためです。しかし外部株主が入ると状況が変わります。投資契約や株主間契約で計算書類の提供や重要事項の説明を求められる場面が増え、役員報酬の決め方についても「株主総会で何を決議したか」を問われるようになります。この段階で、報酬決定の手続を会社法に沿った形に整え直す必要が出てきます。
会社法が株主総会決議を要求する理由
会社法361条は、取締役の報酬、賞与その他の職務執行の対価として株式会社から受ける財産上の利益（報酬等）について、定款に当該事項を定めていないときは、株主総会の決議によって定めなければならないとしています。取締役は自らの報酬を自らの職務執行によって左右し得る立場にあるため、取締役会や代表取締役の一存で報酬額を決められる仕組みにしてしまうと、お手盛りによる利益相反を招きかねません。株主総会の決議を経ることで、報酬等の内容を株主のコントロール下に置く趣旨と理解されています。
株主総会の決議で定めるべき事項は一様ではありません。会社法361条は、報酬等のうち額が確定しているものについてはその額を、額が確定していないものについてはその具体的な算定方法を定めるものとしています。金銭でない報酬等、たとえば株式や新株予約権以外の現物給付についても、その具体的な内容を定めることが求められます。株式や新株予約権を報酬等として付与しようとする場合には、それぞれの数の上限その他の事項を株主総会で定める必要があります。株主総会では、報酬等の額やその算定方法を相当とする理由についても説明が求められます。
総額枠を定めて取締役会に一任する実務
株主総会の決議のたびに取締役一人ひとりの金額を決議する運用は、実務上あまり広く行われていません。多くの会社では、取締役全員の報酬総額の上限を株主総会の決議で定め、各取締役への配分は取締役会、さらには代表取締役への一任という形で決定する方式が用いられています。会社法361条が求めているのは「額が確定しているものについてはその額」を株主総会で定めることであり、総額の上限を決議した上で内訳の決定を委ねる方式は、この要求を満たす実務上の設計として広く許容されています。
この方式を採る場合、株主総会議事録には「取締役の報酬等は年額〇〇円以内とし、各取締役への配分は取締役会の決定に一任する」といった趣旨の決議内容を記載することになります。総額の枠さえ決議されていれば、翌年度以降は新たな株主総会決議を経なくても、その枠内で取締役会が個別配分を見直せるため、昇給や賞与の調整を機動的に行える利点があります。反面、総額枠を超えて配分することはできないため、増員や増額の予定がある場合には枠自体を余裕をもって設定しておく必要があります。
社外取締役を新たに招く場合や、外部株主から独立社外取締役の選任を求められる場面では、既存の総額枠に新任取締役の報酬が収まるかを事前に確認しておくことが実務上の要点になります。枠が不足していれば、就任に合わせて株主総会で総額枠の増額決議を行う必要があり、就任と決議のタイミングがずれると、報酬の支払根拠を欠く期間が生じてしまいます。
非金銭報酬を導入する場合の決議事項
近時は、取締役へのインセンティブ設計として、金銭報酬に加えて株式報酬や新株予約権を用いる会社が増えています。株式や新株予約権を役員報酬として付与しようとする場合、会社法361条は、それらの数の上限その他法務省令で定める事項を定款または株主総会の決議で定めることを求めています。金銭でないもの（株式・新株予約権を除く）を報酬等とする場合には、その具体的な内容を定める必要があります。
株式報酬を導入する会社では、金銭報酬の総額枠決議とは別に、割り当てる株式数の上限や割当てに必要な金銭債権の総額といった事項について独立した決議を行うのが一般的です。既存の金銭報酬の総額枠決議に株式報酬の内容が含まれていなければ、導入時に改めて決議を取り直す必要があるため、外部株主を迎えるタイミングで報酬制度全体を見直す際は、金銭報酬と非金銭報酬をセットで整理しておくと後から決議を追加する手間を避けられます。
決議を欠いた役員報酬が抱えるリスク
株主総会決議を経ずに支給された役員報酬は、法律上の支給根拠を欠くことになります。株主総会議事録を作成せず代表取締役の判断だけで役員報酬を改定してきた会社では、この根拠の欠落が外部株主のデューデリジェンスで指摘される典型的な論点です。決議を欠いたまま支給された報酬は、会社が取締役に対して不当利得として返還を求め得る位置づけになり、取締役の側から見れば、いつでも返還請求を受け得る不安定な地位に置かれます。
外部株主が入った後にこの不備が発覚すると、投資契約や株主間契約で求められる表明保証との関係でも問題になります。過去の役員報酬決定が適法な手続を経ていたかという点は、コーポレートガバナンスに関する表明保証の対象に含まれることが多く、決議の不備が発覚すれば、表明保証違反として補償請求の対象になる可能性があります。外部株主を迎える前の段階で、過去の株主総会議事録を確認し、報酬総額の決議が現在の支給実態と整合しているかを洗い出しておくことが望ましいと考えます。整合していなければ、直近の株主総会で総額枠を決議し直し、以後の支給をその枠内に収める運用に切り替える必要があります。
報酬額を変更するときの手続
役員報酬の総額枠は、変更しない限り効力を持ち続けるため、既存の枠内で取締役会が配分を見直すだけであれば、追加の株主総会決議は不要です。これに対し、既存の総額枠を超える金額を支給する場合や、非金銭報酬を新たに導入する場合には、その都度、株主総会の決議によって枠自体を改定する必要があります。
減額の場面にも注意が必要です。取締役との間で個別の報酬額があらかじめ合意されている場合、会社が一方的にその額を減額しようとすると、取締役側との合意や契約上の根拠が問題になり得ます。総額枠の範囲内であっても、個々の取締役との関係では報酬減額に本人の同意が必要になる場面があるため、外部株主の意向で見直しを進める際は、総額枠の手続と個別取締役の同意を分けて確認しておく必要があります。
使用人兼務役員の給与部分の扱い
取締役でありながら部長職などの使用人の地位も兼ねる、いわゆる使用人兼務役員を置いている会社もあります。この場合、使用人としての職務に対応する給与部分は、取締役としての職務執行の対価である「報酬等」とは性質が異なるものとして扱われ得ます。実務上は、使用人としての給与体系が他の従業員と同様に明確に確立されていること、そして株主総会で決議する報酬総額枠にその使用人分給与が含まれないことを決議内容として明示しておくことが、両者を区別する前提になると考えられています。
この整理を怠り、使用人分の給与も含めて漠然とした総額だけを決議していると、後になって使用人分給与が報酬等の総額枠に含まれるのか不明確になります。使用人兼務役員がいる会社では、株主総会議事録に「使用人分給与を除く」旨を明記し、給与規程上も取締役としての報酬と使用人としての給与を別立てで管理しておくことが実務上有効です。
なお、役員給与の支給方法や改定時期によっては、法人税法上、損金算入の可否が問題になる論点があります。会社法上の手続を整えることと、税務上の取扱いを整えることは別の作業であるため、報酬体系を見直す際は税理士とも連携し、支給時期や改定のタイミングについて税務上の留意点を確認しておくことをお勧めします。
外部株主を迎える前に手を付けておきたいこと
外部株主を迎える段階になって初めて役員報酬の手続を整えようとすると、過去に遡って株主総会決議の欠落を洗い出す作業が必要になり、デューデリジェンスの対応と並行して短期間での是正を迫られます。総額枠の決議を行っていない会社は、まず直近の株主総会で、取締役全員の報酬総額の上限と各取締役への配分を取締役会に一任する旨を決議し、議事録を整備しておく段階から始めるのが現実的です。
すでに総額枠を決議している会社であれば、現在の支給実態がその枠内に収まっているかを確認し、社外取締役の招聘や株式報酬の導入を予定しているのであれば、枠の増額や非金銭報酬の決議を前もって準備しておく必要があります。使用人兼務役員がいる会社は、使用人分給与の扱いを議事録上明示できているかも合わせて点検しておくと、外部株主から資料開示を求められた際に慌てずに対応できます。株式報酬やインセンティブプランと組み合わせて役員報酬を設計する段階であれば、ストックオプションを資本政策の一部として設計するが参考になります。投資契約の交渉が並行して進んでいる場合は、投資契約書のレビューポイント｜発行会社・経営株主側の実務もあわせて確認しておくと、報酬に関する表明保証への対応を含めて全体像を把握しやすくなります。
役員報酬に関する手続の整備は、株主総会の議事録整備、取締役会規程の見直し、株式報酬制度の設計など、コーポレートガバナンス全体の体制整備と重なる部分が多く、外部株主を迎える資本政策の一環として取り組む価値があります。改選と報酬決議の時期をそろえる場合は取締役の任期・重任登記・辞任・解任、株主総会全体の準備ははじめての定時株主総会で確認できます。LegalAgentでは、コーポレートガバナンスの体制整備の一環として役員報酬の決議手続の点検を支援するとともに、資金調達の過程で生じる契約対応についてはスタートアップ法務としてもサポートしています。