役員報酬の決め方と会社法上の手続の整理

こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。

代表取締役が各役員への報酬額を決めている会社でも、その決定権限には根拠が必要です。会社法では取締役の報酬等について、定款に定めがない限り株主総会の決議で定めるよう規律されています。創業メンバーだけで始めた会社が外部株主を迎える段階になると、これまでの口約束や代表取締役の判断に頼ってきた運用をそのまま続けることは難しくなります。

創業メンバーだけの会社で報酬額に異論が出なかったとしても、必要な手続が済んでいるかは別に確認します。しかし、ベンチャーキャピタルなどの外部株主が入ると状況は一変します。投資契約や株主間契約に基づいて計算書類の提出や重要事項の説明を求められる場面が増え、役員報酬の決定についても「株主総会でどのような決議を経ているか」を具体的に確認されるようになります。このタイミングで、役員報酬の決定プロセスを会社法の要件に即した形へ整え直すことが大切です。

株主総会決議による報酬決定の原則

本稿では主として、通常の機関設計を採用している会社における取締役の報酬を扱います。監査役の報酬や、指名委員会等設置会社における報酬委員会の規律には別の定めが適用されます。会社法361条1項は、取締役の報酬、賞与その他の職務執行の対価として株式会社から受ける財産上の利益(報酬等)について、定款に定めていないときは、株主総会の決議によって定めなければならないとしています。取締役は自らの職務執行によって自身の報酬を左右できる立場にあるため、取締役会や代表取締役の一存で自由に報酬額を決められる状態にしておくと、お手盛りによる利益相反を招きかねません。株主総会の決議を求めることで、報酬等の内容を株主の監督下に置く趣旨と解されています。

株主総会の決議で定めるべき事項は、報酬等の形態によって異なります。会社法361条1項では、報酬等のうち額が確定しているものについてはその額を、額が確定していないものについてはその具体的な算定方法を定めるものとしています。また、自社の株式や新株予約権を報酬等として付与する場合は、それぞれの数の上限や法定の事項を決議し、これらを取得するための金銭債権を付与するときはその額や所定の事項を定めます。その他の非金銭報酬についても具体的な内容を決議事項とする必要があります。さらに、現行の会社法361条4項では、報酬等の額や算定方法などを相当とする理由について、株主総会で株主に対して説明を行う義務が課されています。

総額枠の設定と取締役会への一任実務

個別の報酬額を株主総会で決める方法のほか、取締役全員の報酬総額の上限(いわゆる総額枠)を株主総会決議で定め、各取締役への具体的な配分を取締役会へ一任する方式があります。会社法361条が定めている「額が確定しているものについてはその額」という要件に対し、総額の上限を決議したうえで個別の内訳決定を委託するこの設計は、適法な実務運用として広く認められています。

この方式を採る場合、株主総会議事録には「取締役の報酬等は年額〇〇円以内とし、各取締役への具体的な配分は取締役会の決定に一任する」といった決議内容を記載します。決議が有効とする対象期間や委任の範囲を確認し、その枠が有効に続いている限り、翌事業年度以降も新たな株主総会決議を経ることなく、その枠内で取締役会が個別配分を見直すことができます。取締役会から代表取締役へ個別配分の決定を再一任する場合は、その権限の範囲と決定方針、取締役会による確認方法も定めます。

社外取締役を新たに招聘する場合や、外部株主から独立社外取締役の就任を要請される局面では、既存の総額枠に新任取締役の報酬が収まるかを事前に確認しておく実務対応が大切です。もし総額枠に余裕がなければ、就任に合わせて株主総会で総額枠の増額を決議しておく段取りが必要になり、就任と決議の時期にずれが生じると、報酬を支払う法的な根拠を欠く期間が生じてしまいます。

株式報酬などの非金銭報酬と報酬改定の手続

役員へのインセンティブには、金銭に加えて自社株式や新株予約権（ストックオプション）を用いる設計もあります。自社株式や新株予約権を役員報酬として付与する場合、会社法361条1項に基づき、割り当てる数の上限や算定方法などを定款または株主総会決議で定めておく段取りをとります。金銭以外の財産を現物給付する場合も、具体的な内容の株主総会決議を経る必要があります。留意すべき点として、株式や新株予約権の付与は、会社法361条の報酬枠決議と併せて、募集株式や募集新株予約権の発行手続(会社法199条や238条など)を別途適法に進める必要があります。

報酬額の改定に関しても、増額と減額で留意点が異なります。既存の総額枠を超える金額を支給する場合や、新たに非金銭報酬を導入する場合は、株主総会決議によって枠自体を増額・改定しなければなりません。一方、役員報酬の減額を行う局面でも配慮が必要です。会社と取締役との間で個別の報酬額があらかじめ合意されている場合、株主総会の総額枠に余裕があるからといって、会社側が一方的に個別報酬を減額することはできません。個別取締役との契約上の根拠や本人の同意があるかを確認したうえで、慎重に減額を進める手順を踏みます。

支給根拠の欠落に伴う法的リスク

定款や有効な株主総会決議などの支給根拠を確認できない役員報酬には、会社からの不当利得返還請求や役員間の紛争といった法的リスクが伴います。議事録が見つからない場合は、決議自体がなかったのか、記録の作成・保存に不備があるのかを、当時の合意や資料から確かめます。また、定款に明確な支給根拠がある場合のように、決議の欠落が直ちに支払の無効を意味しないケースもあります。不当利得返還請求の可否についても、支給の経緯や事後的な是正の有無、消滅時効の成立などを踏まえて個別に判断されます。過去の不備を繕うために架空の株主総会議事録を後から遡及作成することは許されません。

外部株主が資本参加した後にこうした決議の不備が発覚すると、投資契約や株主間契約における表明保証との関係でも問題が生じ得ます。過去の役員報酬が法令に沿って適法に決定されていたかという事項は、ガバナンスに関する表明保証条項の対象に含まれることが多く、契約内容に照らして表明保証違反による補償請求を招くおそれがあります。将来に向けて新たな総額枠を決議したとしても、それだけで過去の支給の不備が自動的に適法化されるわけではありません。外部株主を迎える前の段階で過去の議事録と支給実績を点検し、整合していない部分があれば、過去分の対応を含めて整理しておくことが望ましいと考えます。

使用人兼務役員における給与の区分と税務上の留意点

取締役でありながら部長などの使用人の職務を兼任する、いわゆる使用人兼務役員を置く会社もあります。この場合、使用人としての職務に対応する給与部分は、役員としての職務執行の対価である「報酬等」とは性質が異なるものとして取り扱われます。実務上は、他の従業員と同様に使用人としての給与体系が明確に整備され、実際に使用人としての業務に従事している実態があること、そして株主総会で決議する役員報酬の総額枠に使用人分の給与が含まれない旨を決議で明示しておくことが、両者を明確に区分する前提になります。

議事録などでこの整理を怠り、使用人分の給与を含めた総額だけを漠然と決議していると、役員報酬枠を超過しているのではないかという疑義を生みやすくなります。議事録に「使用人兼務役員の使用人分給与を除く」旨を明記し、社内規程でも役員報酬と使用人給与を別立てで管理しておく運用が実務的です。なお、税務上の「使用人兼務役員」の該当性判断や、役員給与の定期同額給与などの損金算入要件は、会社法上の報酬規律とは別個の税法上の基準に従います。会社法の手続を満たす報酬でも税務上損金に算入できない場合があるため、改定時期や支給形態は税理士と事前に確認します。

外部株主の受入れに向けた事前準備

外部株主を受け入れる直前になって役員報酬の手続きを点検し始めると、過去の決議状況の調査や是正に追われ、資金調達のデューデリジェンスと重なって過度な負担が生じます。これまで総額枠の決議を行っていなかった会社であれば、まず直近の株主総会で取締役全員の報酬総額の上限を定め、個別配分を取締役会へ一任する決議を行って議事録を整えることから着手するのが現実的です。

すでに総額枠を設定している会社であっても、現在の支給額が枠内に収まっているかを再確認し、新任の社外取締役を迎える予定や株式報酬の導入計画がある場合は、あらかじめ枠の増額や所定の決議議案を用意しておきます。使用人兼務役員がいる場合は、使用人分給与の除外が決議上明確になっているかも確認しておくと、投資家のデューデリジェンスでも落ち着いて対応できます。株式報酬やインセンティブプランと組み合わせて役員報酬を設計する段階であれば、ストックオプションを資本政策の一部として設計するが参考になります。投資契約の交渉が並行して進んでいる場合は、投資契約書のレビューポイント｜発行会社・経営株主側の実務もあわせて確認しておくと、報酬に関する表明保証への対応を含めて全体像を把握しやすくなります。

役員報酬に関する手続きの整備は、株主総会議事録の作成、取締役会規程の見直し、インセンティブ制度の設計など、コーポレートガバナンスの体制構築と密接につながっており、外部資本を受け入れる資本政策の一環として整備を進める意義があります。改選と報酬決議の時期をそろえる場合は取締役の任期・重任登記・辞任・解任、株主総会全体の準備ははじめての定時株主総会で確認できます。LegalAgentでは、コーポレートガバナンスの体制整備の一環として役員報酬の決議手続の点検を支援するとともに、資金調達の過程で生じる契約対応についてはスタートアップ法務としてもサポートしています。