はじめての定時株主総会、開催時期はどう決まるか
こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。
事業年度が終わると、定時株主総会は自動的にやってくる予定として扱う必要があります。会社法は、定時株主総会を毎事業年度の終了後一定の時期に招集しなければならないと定めており（会社法296条1項）、外部株主が入った後の初回開催では、基準日を設定するかどうかで動ける期間の上限まで変わってきます。基準日を定めた場合、その基準日株主が議決権を行使できるのは基準日から3か月以内に限られるため（会社法124条2項）、決算日が確定した時点で、実質的な招集期限が決まる仕組みです。
「決算後3か月」は義務ではなく基準日の帰結
3月決算の会社であれば6月末までに定時株主総会を開く、という運用が見られますが、これは会社法が直接に定める期限ではありません。会社法296条1項が求めているのは「毎事業年度の終了後一定の時期」に招集することだけであり、具体的な月数までは条文に書かれていないのです。
事業年度末日を議決権行使の基準日とする定款の会社では、会社法124条2項との関係で、決算日から3か月以内に定時株主総会を開く運用になります。会社法124条2項は、基準日を設定する場合、基準日株主が行使できる権利を基準日から3か月以内に行使するものに限ると定めています。
したがって、確認すべき出発点は自社の定款です。基準日をいつと定めているか、事業年度末日以外の日を基準日にする余地を残しているかによって、実際に使える期間は変わります。定款の基準日条項が現在の株主構成に合っているかを確認するため、まず定款を読み、そこから逆算して総会の目標日を置くという順序になります。
招集通知は誰にいつまでに送るか
開催日の見当がついたら、次に招集手続の設計に入ります。会社法299条1項は、株主総会を招集するには、取締役が株主総会の日の2週間前までに株主へ通知を発しなければならないと定めていますが、括弧書きにより、公開会社でない株式会社では原則1週間前まで、かつ取締役会を設置していない会社であれば、定款でこれを下回る期間を定めている場合にはその期間まで短縮できるとされています。
外部株主が入ったばかりの非公開会社で取締役会を設置していない場合、定款の招集通知期間の定めを確認することが実務上の分かれ目になります。定款に「総会の1週間前まで」とだけ書かれている会社もあれば、創業初期に「3日前まで」のように短縮している会社もあります。招集通知を出す担当者は、この定款条項を確認してから発送日を逆算しなければ、期間不足による手続瑕疵のリスクを抱えることになります。
通知の方法についても確認が要ります。会社法299条2項は、書面投票・電子投票を採用する場合、または取締役会設置会社である場合には、通知を書面でしなければならないと定めています。逆にいえば、取締役会を設置していない非公開会社で書面投票等を採用していなければ、口頭やメールでの通知も選択肢に入ります。もっとも、外部株主が増えた段階では、後日の議事録作成や紛争予防の観点から、書面またはメールで記録が残る形で発送しておくことが無難だと考えられます。
決議事項の組み立て（計算書類の承認と役員選任）
定時株主総会で扱う議案として、まず確認したいのは計算書類の承認と役員選任です。
一つは計算書類の承認です。会社法438条2項は、取締役会設置会社であるかを問わず、提出された計算書類は定時株主総会の承認を受けなければならないと定めています。会計監査人を設置していない非公開会社の多くは、この原則どおり、定時株主総会での承認決議として計算書類を扱うことになります。
もう一つは役員選任です。公開会社でない株式会社（監査等委員会設置会社及び指名委員会等設置会社を除きます）では、定款によってこの任期を10年以内まで伸長することも認められています。監査役についても、会社法336条1項が同様の枠組みを定めており、原則4年、非公開会社では定款により10年まで伸長できます。定款で任期を伸長している会社であれば、初回の定時株主総会で必ず役員選任議案が生じるとは限りませんが、任期満了が近づいている役員がいないかは、招集通知を準備する前に必ず確認しておく事項です。
外部株主が入った後の初回総会では、投資契約や株主間契約に株主総会の付議事項について事前通知や事前承認が定められていないかも確認します。計算書類の承認や役員選任であっても、契約上の手続を踏まずに進めると、契約違反の指摘を受ける可能性があるため、議案を固める段階で契約書の該当条項も並べて確認する必要があります。
実際に集まらずに進める書面決議という選択肢
株主数が限られる非公開会社では、実際に株主総会を開催せず、書面による決議で済ませる方法が使われています。会社法319条1項は、取締役または株主が株主総会の目的である事項について提案をした場合、当該事項について議決権を行使できる株主の全員が書面または電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、その提案を可決する株主総会決議があったものとみなすと定めています。
この制度を使う場合の分かれ目は、議決権を有する株主全員の同意が必要という一点です。過半数でも特別決議要件の3分の2でも足りず、1人でも同意が得られなければ決議は成立しません。外部株主が加わった後は、議決権を有する株主全員から同意を回収するための期間を見込む必要があります。書面決議で進める前提であれば、計算書類や役員選任議案の内容を固める段階から、株主への説明と同意書の様式を並行して準備しておくことが必要です。
書面決議を選んだ場合、会社法319条2項により、決議があったものとみなされた日から10年間、同意の書面または電磁的記録を本店に備え置く義務が生じます。実際に集まる総会を省略しても、記録の保存義務までは省略されない点は意識しておく必要があります。
議事録の作成と備置き
定時株主総会を実際に開催した場合も、書面決議で済ませた場合も、議事録に相当する書面の作成と保存が求められます。会社法318条は、株主総会の議事について議事録を作成しなければならないと定め、株式会社は株主総会の日から10年間これを本店に備え置く義務を負うとしています。支店を有する会社では、原則として議事録の写しを5年間支店に備え置く必要がありますが、電磁的記録で作成し、支店でも閲覧・謄写の請求に応じられる措置を講じている場合には、この支店備置きが不要になります。
株主および会社債権者は、営業時間内であればいつでも議事録の閲覧・謄写を請求できます。株主及び会社債権者には閲覧・謄写請求権があるため、議事録の記載内容が決議の経過と結果を過不足なく示すものになっているかを、作成段階で確認しておくことが望ましいと考えられます。書面決議を選んだ場合は、319条2項の同意書面又は電磁的記録の備置きに加え、会社法施行規則72条4項1号の記載事項を満たす議事録も作成する必要があるため、両方の保存対象を整理しておく必要があります。
外部株主が入って以降、最初の定時株主総会をどう組み立てるかについては、招集手続を早める場面での考え方を株主総会スケジュールを短縮したいときに、会社法上どこまでできるかで扱っています。また、優先株式の発行が絡む場合の決議設計は、優先株式発行の手続｜定款変更・種類株主総会から登記・クロージングまでで整理していますので、資金調達と総会運営を合わせて確認したい場合はあわせてご覧ください。
外部株主を迎えて最初に開く定時株主総会は、定款の基準日条項を確認するところから逆算がすべて始まります。招集通知の期間、計算書類の承認、役員任期の確認、書面決議で進めるかどうかの判断、議事録の備置きまでを一つの段取りとして先に描いておけば、当日になって手続の抜けに気づくという事態を避けやすくなります。外部株主との間で投資契約上の事前承認事項が絡む段階まで来たら、社内の担当者だけで進めず、契約書の付議事項条項とあわせて確認する必要があります。
定時株主総会の準備からストックオプションや役員体制の整理まで、外部株主が入った後の会社運営に関わる手続は、スタートアップ法務の支援対象です。総会後に残す記録は株主総会・取締役会議事録の作り方、役員改選の時期は取締役の任期・重任登記・辞任・解任で確認できます。招集通知の発送や議事録の作成といった定型的な事務作業を継続的に任せたい場合には、法務アウトソーシングでも対応しています。