はじめての定時株主総会、開催時期はどう決まるか

こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。

事業年度が終了すると会社は定時株主総会の準備を進めることになります。会社法296条1項は定時株主総会を「毎事業年度の終了後一定の時期に招集しなければならない」と定めています。実務上「決算後3か月以内に開く」という運用が多く見られますが、法律が一律に3か月の期限を定めているわけではありません。外部株主を迎えた非公開会社では、定款の基準日や招集通知の期間を確認し、逆算して日程を組むことが大切です。

定時株主総会の開催時期と定款の基準日

定時株主総会の開催時期を決める起点となるのは自社の定款に置かれた基準日の定めです。会社法124条2項は基準日を定めた場合に行使できる権利を基準日から3か月以内のものに限定しています。事業年度末日を基準日とする場合、その基準日に基づいて議決権を行使するには3か月以内の開催が必要です。それを過ぎる場合は、新たな基準日を設定するなど、議決権を行使できる株主を適切に確定する手続を検討します。

裏を返せば、定款で別の基準日を定めている場合や事業年度末日以外を基準日とする余地がある会社では、実際に使える期間の幅が変わります。定款に定めのない基準日を新たに設定する際は基準日の2週間前までに公告を行う必要があります（会社法124条3項）。まずは自社の定款を確認し、議決権の基準日がいつに設定されているかを確かめる手順を踏みます。

招集通知の発送期限と通知方法

開催日の見当がついたら招集通知の発送期限と通知方法を確認します。会社法299条1項は株主総会の招集通知について原則として開催日の2週間前までに発しなければならないと定めています。ただし、すべての株式に譲渡制限を設けている非公開会社（公開会社でない株式会社）で書面投票や電子投票を採用していない場合は原則1週間前までの発送に短縮されます。

さらに取締役会を置いていない非公開会社で書面投票等を採用していなければ、定款の定めによってこの通知期間を1週間より短い期間（例えば3日前など）に短縮できます。定款の通知期間を確認しないまま発送日を決めると、通知期間が不足して決議取消などの手続瑕疵につながるおそれがあります。通知は法定・定款所定の発送期限までに発します。そのうえで、株主に届いてから議案を検討できる時間も見込んで日程を組みます。

通知方法についても会社の設計に応じた確認を要します。取締役会設置会社や書面投票・電子投票を採用している会社では、書面による招集通知が義務付けられます（会社法299条2項）。この場合でも株主からあらかじめ承諾を得ていれば、メール等の法令所定の電磁的方法による通知が可能です（同条3項）。一方、取締役会を置いていない非公開会社で書面投票等を採用していなければ法令上は書面に限られず口頭やメールでの連絡も選択肢に入ります。もっとも外部株主がいる会社では、後日の確認や紛争予防の観点から記録が残る形を取るのが穏当です。

付議事項の整理（計算書類の承認と役員選任）

定時株主総会で扱う議案のうち、中心となるのが計算書類の承認と役員の選任です。

計算書類については定時株主総会に提出して承認を受けるのが原則です（会社法438条2項）。会計監査人を置いていない非公開会社では、この原則に沿って計算書類の承認決議を行います。一方、業務状況を伝える事業報告は総会への報告事項です（同条3項）。なお会計監査人を置く会社では、所定の適正意見を得ているなど会社法439条の要件を満たす場合に限り、計算書類の承認を要せず報告で済ませる特則が認められています。

役員選任では各役員の任期満了時期を確かめます。通常の取締役の任期は選任後2年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結時までです（会社法332条1項）。すべての株式に譲渡制限がある非公開会社（監査等委員会設置会社及び指名委員会等設置会社を除きます）では、定款によって、選任後10年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結時まで伸長できます。取締役の任期は定款や総会決議で短縮することも可能です。監査役の任期も原則として選任後4年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結時までで、非公開会社では定款により、この年数を10年とする形で伸長できます。監査役の任期は定款で自由に短縮できません（会社法336条）。選任日と事業年度末を確認し、対象の総会の終結時を特定して、今期改選を迎える役員がいるかを事前に洗っておきます。

外部株主が出資している会社では、投資契約や株主間契約の条項も照合します。計算書類の承認や役員選任であっても、契約上事前の通知や同意が定められている場合があります。所定の手続を経ずに決議を進めると契約違反を問われるおそれがあるため、招集通知の準備と並行して契約条項を確認しておきます。

書面決議（みなし決議）の進め方と留意点

株主数が限られる非公開会社では、実際に会議体を開かず書面や電磁的記録による同意で決議に代える「みなし決議」を利用できます。会社法319条1項は、取締役または株主が総会の目的事項について提案し、その事項について議決権を行使できる株主全員が書面または電磁的記録により同意の意思表示をしたときは提案を可決する株主総会決議があったものとみなすと定めています。この制度を利用するにあたり定款の定めは不要です。

書面決議を進める前提として、議決権を持つ株主「全員」の同意が必須となります。過半数や特別決議の3分の2の賛成では足りず、1人でも同意を欠けば決議自体が成立しません。外部株主がいる場合は全員から同意書面等を回収するための日程を見込んでおくことが大切です。また、事業報告などの報告事項を省略する場合も、決議の省略とは別に株主全員への通知と報告不要に関する全員の同意という要件を満たす必要があります（会社法320条）。

書面決議が成立した場合、その決議があったものとみなされた日から10年間、株主の同意書面または電磁的記録を本店に備え置く義務が生じます（会社法319条2項）。総会の開催を省略しても、法定記録を保存する義務が免除されるわけではありません。

議事録の作成と備置き

実際に総会を開催した場合でも書面決議を選んだ場合でも、議事録の作成と備置きが義務付けられています（会社法318条1項、会社法施行規則72条）。書面決議の際にも同意書面の保存とは別にみなし決議の記載事項を満たした議事録を作成して保存します。議事録の原本は総会の日（みなし決議では決議があったものとみなされた日）から10年間本店に備え置き、写しを5年間支店に備え置くのが原則です。議事録を電磁的記録で作成し、支店で法令所定の閲覧等に応じられる措置を講じている会社では支店への写しの備置きを省略できます。

作成した議事録は、株主や会社債権者が営業時間内であればいつでも閲覧・謄写を請求できます。また親会社の社員も権利行使に必要があるときは裁判所の許可を得て閲覧・謄写を請求できます。作成時点で、議事録に記載した決議の経過と結果を実際の議事や同意記録と照合します。なお、総会で決議した事項のうち登記事項に関わる変更が生じたものについては登記申請を行うことになります。

総会手続を早める際の考え方は株主総会スケジュールを短縮したいときに、会社法上どこまでできるかで扱っています。また、優先株式の発行が絡む場合の決議設計は、優先株式発行の手続｜定款変更・種類株主総会から登記・クロージングまでで整理していますので、資金調達と総会運営を合わせて確認したい場合はあわせてご覧ください。

総会準備から役員体制の整理まで外部株主が入った後の会社運営に関わる手続はスタートアップ法務の支援対象です。総会後に残す記録は株主総会・取締役会議事録の作り方、役員改選の時期は取締役の任期・重任登記・辞任・解任で確認できます。招集通知の発送や議事録の作成といった定型的な事務作業を継続的に任せたい場合には、法務アウトソーシングでも対応しています。