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Insight

株主総会スケジュールを短縮したいときに、会社法上どこまでできるか

こんにちは！LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。

スタートアップでは、資金調達、ストックオプション発行、役員変更、定款変更、M&Aなどの場面で、「できるだけ早く株主総会決議を取りたい」という相談を受けることがよくあります。

事業スピードを考えると、その感覚はよく分かります。投資契約の締結日、払込日、登記申請日、ローンチ日、入社日、買収実行日が決まっているなかで、会社法上の手続だけがボトルネックになることは避けたいところです。

もっとも、株主総会は、会社の基本的な意思決定機関です。スケジュールを短縮する場合でも、招集通知、議案、議決権、株主の同意、種類株主総会、投資契約上の承認などを確認する必要があります。

ここを雑に進めると、形式的には議事録が存在していても、後日の資金調達DDやM&Aで手続の有効性を確認されることがあります。

まず確認すべきは、定款と機関設計である

株主総会スケジュールを短縮したい場合、最初に見るべきなのは定款です。

会社が公開会社か非公開会社か、取締役会設置会社か、監査役設置会社か、種類株式があるか、招集通知期間について定款で別段の定めがあるかによって、取り得る手続が変わります。

スタートアップの多くは非公開会社ですが、シリーズA以降で優先株式を発行している場合、定款が複雑になっていることがあります。また、投資家が入ったタイミングで取締役会設置会社に移行している会社もあります。

この状態で、創業初期の感覚のまま「全員にメールで確認すればよい」と進めると、実際には種類株主総会が必要だった、投資家の事前承認が必要だった、定款上の通知期間を見落としていたということが起こり得ます。

株主総会の短縮対応は、議事録作成の問題ではなく、定款・会社法・契約の読み合わせの問題です。

招集通知期間を短縮できる場合がある

会社法上、株主総会を開催する場合には、原則として一定期間前までに招集通知を発する必要があります。

ただし、非公開会社では、定款によって招集通知期間を短縮していることがあります。また、株主全員の同意がある場合には、招集手続を省略して株主総会を開催することができると解される場面があります。

実務上よく行われるのは、株主全員から、招集手続の省略に関する同意を取得したうえで、同日又は短期間で株主総会を開催する方法です。

ただし、この場合も、誰が株主か、議決権を有する株主か、種類株主総会が必要か、同意の取得方法が後から証明できるかを確認する必要があります。

特に、株主が投資ファンド、事業会社、海外投資家、信託、持株会などの場合、担当者のメール返信だけで足りるのか、署名権限者の同意が必要か、社内決裁に時間がかかるかを確認すべきです。

スケジュール短縮の実務では、「会社法上できるか」だけでなく、「実際に同意を取れる相手か」まで見ておく必要があります。

書面決議を使える場合がある

株主総会を実際に開催する代わりに、会社法上の書面決議を利用できる場合があります。

会社法では、取締役又は株主が株主総会の目的である事項について提案した場合に、株主全員が書面又は電磁的記録により同意したときは、その提案を可決する旨の株主総会決議があったものとみなされる制度があります。

スタートアップでは、株主数が比較的少なく、株主との連絡が取れる場合、この方法により迅速に決議を行うことがあります。

もっとも、書面決議は、株主全員の同意が必要です。議決権の過半数や3分の2では足りません。反対者がいないだけでなく、全員から明確な同意を取得する必要があります。

また、種類株主総会が必要な場合には、普通株主総会の書面決議だけでは足りない可能性があります。種類株主総会についても、同様に必要な同意を取得する必要があります。

書面決議は便利ですが、同意取得漏れがあると、後日のDDで問題になります。株主名簿、同意書、メール、電子署名、議案資料、決議日を一体として保存することが重要です。

取締役会決議も同時に短縮できるかを確認する

株主総会を短縮したい場面では、取締役会決議も必要になることが多いです。

たとえば、新株予約権の発行、株式発行、株主総会の招集決定、代表取締役の選定、重要な業務執行、利益相反取引などです。

取締役会についても、会社法や定款に基づき招集通知期間が定められていることがあります。ただし、取締役及び監査役全員の同意がある場合には、招集手続を省略して取締役会を開催できると解されます。

また、定款に取締役会の決議省略に関する定めがある場合には、取締役全員の同意など一定の要件のもとで、取締役会決議があったものとみなされる制度を利用できる場合があります。

ここでも、単に「取締役全員がSlackで了解した」というだけでは、後から証明が難しいことがあります。議案、同意文言、同意者、日時、監査役の異議の有無、保存資料をきちんと残す必要があります。

種類株式がある会社では、短縮可否が一段複雑になる

優先株式を発行している会社では、株主総会スケジュールの短縮が一段複雑になります。

普通株主総会の決議だけでよいのか、種類株主総会が必要か。投資契約上の事前承認が必要か。種類株主の同意が必要か。これらを事前に確認する必要があります。

特に、資金調達、定款変更、株式併合、合併、会社分割、事業譲渡、ストックオプションプールの拡大などは、種類株主に影響を与える可能性があります。

投資家との関係では、会社法上の種類株主総会が不要であっても、投資契約上は投資家の事前承認事項とされていることがあります。

この場合、会社法上は短縮できても、投資家の承認取得に時間がかかるため、実務上はスケジュールが短縮できないことがあります。

そのため、短縮スケジュールを組む場合には、会社法上の最短日程だけを見るのではなく、投資家の承認フローを確認する必要があります。

登記が必要な場合、法務局スケジュールも見る

株主総会決議や取締役会決議を取って終わりではない場合があります。

役員変更、定款変更に伴う登記事項の変更、新株予約権の発行、募集株式の発行、種類株式の内容変更などでは、登記申請が必要になることがあります。

スケジュールを短縮したい場合、登記に必要な添付書類、押印、電子署名、司法書士確認、法務局の処理期間も考慮する必要があります。

たとえば、払込日を急ぎたい資金調達では、決議日、契約締結日、払込日、登記申請日、登記完了予定日を逆算して組む必要があります。ストックオプション発行でも、登記の遅れが次の資金調達DDで確認事項になることがあります。

会社法上の決議だけを急いでも、登記や投資家確認が遅れれば、全体スケジュールは進みません。

スケジュール短縮時に作るべき資料

株主総会スケジュールを短縮する場合、通常よりも資料管理を丁寧にすべきです。

少なくとも、議案資料、招集手続省略同意書又は書面決議同意書、株主名簿、議決権数メモ、種類株主総会要否メモ、投資契約上の承認確認、取締役会決議又は同意書、株主総会議事録、登記添付書類、登記完了後の履歴事項全部証明書を保存しておくべきだと考えます。

短縮手続は、通常手続よりも後から説明しにくいことがあります。

そのため、「なぜこの日程で有効に決議できたのか」を、後日見ても分かる形で残しておく必要があります。

この作業をしておくと、資金調達DDやM&Aで、短縮手続を使った決議について質問を受けても、落ち着いて説明できます。

まとめ

株主総会スケジュールは、会社法上、一定の条件を満たせば短縮できる場合があります。

ただし、短縮できるかどうかは、会社が非公開会社か、定款にどのような定めがあるか、株主全員の同意を取れるか、書面決議を使えるか、種類株主総会が必要か、投資契約上の承認が必要かによって変わります。

スタートアップでは、スピードが重要です。しかし、手続を急ぐほど、会社法・定款・投資契約・登記を丁寧に読み合わせる必要があります。

LegalAgentでは、資金調達やストックオプション発行のスケジュールに合わせて、株主総会、取締役会、書面決議、種類株主総会、投資家承認、登記対応をまとめて確認しています。単に議事録を作るだけではなく、後日のDDで説明できる手続設計まで含めて対応しています。

参照した公的資料

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