取締役会の運営実務｜招集・決議・議事録・書面決議の整え方

こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。

資金調達の実施に伴って取締役会を設置し、投資家から指名された社外取締役が1名加わった会社では、それまでの経営スタイルからの見直しが迫られます。創業者同士の口頭のやり取りだけで意思決定を行っていた段階から、招集通知の発送時期、決議の成立要件、議事録への署名や押印といった会社法上の手続を意識した運営へと移行しなければなりません。

取締役会は株主総会に比べて運営の自由度が高い機関ですが、法令のルールを正しく把握していないと、後日決議の効力を巡る紛争に発展するリスクを抱えることになります。株主総会の招集手続の短縮については株主総会スケジュールを短縮したいときに、会社法上どこまでできるかで取り上げましたが、取締役会には独自の決議要件や書面決議の規律が設けられています。本稿では一般的な取締役会設置会社の運営を扱います。なお、以下の「監査役設置会社」は会社法上の定義に従い、監査の範囲を会計に限定した監査役だけを置く会社を含みません。

招集手続と招集通知の期間短縮

会社法第368条第1項は、取締役会を招集する際、原則として取締役会の日の1週間前までに各取締役（監査役設置会社では各監査役も含みます）に対して招集通知を発しなければならないと定めています。ただし、この招集期間は定款で1週間を下回る期間を定めることが認められており、自社の運営に合う期間を定款で定めることができます。自社の定款がどのような招集期間を定めているかを確かめることが、適法な運営の出発点となります。招集通知の送付方法には法律上の限定がないため、電子メールやチャットツールを用いた通知も可能ですが、定款や取締役会規程に別段の定めがないかを確認しておくことが賢明です。

緊急の協議が必要な場面では、会社法第368条第2項に基づき、取締役全員（監査役設置会社では監査役も含む）の同意を得ることで招集手続そのものを省略して取締役会を開催できます。この全員同意による招集手続の省略は、招集通知を発する手順を省く制度であり、決議を全会一致で成立させることや、会議の開催自体を取りやめることとは異なります。社外取締役が参画している体制では、後日の紛争を防ぐためにも、口頭や暗黙の了解に頼らず、電子メール等で同意の事実を記録に残しておくことが望ましい対応といえます。

決議要件と特別利害関係人の判断

取締役会の決議要件について、会社法第369条第1項は、議決に加わることができる取締役の過半数が出席し、その出席取締役の過半数をもって行うと定めています。定款によって定足数や決議の要件を厳しく引き上げる（上回る割合を定める）ことは可能ですが、法定の要件を下回る割合に引き下げることは認められません。

さらに実務上見逃せないのが、会社法第369条第2項が定める特別利害関係人の規律です。決議事項について特別の利害関係を有する取締役は議決権を行使できないだけでなく、定足数の算定の基礎となる「議決に加わることができる取締役の数」からも法律上当然に除外されます。投資家から指名された社外取締役について、その投資家が関与する取引（追加出資契約の締結や関連会社との取引など）を付議する場合、形式的に除外するのではなく、個別の取引内容や資本関係をふまえて特別利害関係の有無を判断します。また、株主間契約において投資家の事前承諾事項が設定されている場合、それは株主間の契約上の義務であって取締役会決議を自動的に代替するものではありません。この契約上の義務と会社法上の決議の関係については、株主間契約書のレビューポイント｜事前承諾事項・情報提供・経営株主の義務で詳しく扱っています。

議事録の作成と署名・記名押印の運用

取締役会の議事については、会社法第369条第3項および会社法施行規則第101条に基づき、法務省令で定められた事項を記載した議事録を作成しなければなりません。議事録が書面で作成されている場合、出席した取締役および監査役が「署名又は記名押印」を行います。対象となるのは実際に出席した役員に限られ、欠席した取締役への署名依頼は不要ですが、リモート参加の取締役であっても出席である以上は署名や記名押印の対象から外れません。双方向の意思疎通が可能なWEB会議システム等による遠隔開催であっても書面議事録を作成して運用を続けることも可能です。

議事録を電磁的記録で作成する場合には、会社法施行規則第225条に定められた電子署名を行う必要があります。単に氏名をテキスト入力したり印影画像を貼り付けたりするだけでは足りず、作成者を示し、記録に改変がないかを確認できる措置を備えた電子署名を用いなければなりません。また、会社法第369条第5項により、決議に参加した取締役で議事録に異議をとどめなかった者はその決議に賛成したものと推定されます。この推定は決議に参加した取締役に適用されるものであり、決議に反対の意思を持っていた社外取締役などは、当時の賛否を正確に記録するためにも反対の旨を議事録に明確に記録してもらうことが大切です。

書面決議の要件と3か月に1回の報告義務

役員全員が物理的に集まったりオンラインで集合したりするのが困難な場合に利用されるのが、会社法第370条に基づく書面決議（みなし決議）です。取締役が提案した事項について議決に加わることができる取締役全員が書面または電磁的記録で同意の意思表示を行い、監査役設置会社では監査役が異議を述べなかったときは、取締役会の決議があったものとみなされます。この制度を活用する前提として最も大切なのは、定款に書面決議を可能とする根拠規定があらかじめ置かれていることです。株主総会の書面決議（会社法第319条）とは異なり、取締役会の書面決議は定款の定めがなければ利用できず、全員の同意書を集めても法的な決議としての効力は認められません。また、書面決議が成立した場合でも、会社法施行規則第101条第4項に基づくみなし決議の議事録を作成して備え置く必要があります。

会社法372条1項は、取締役等が報告すべき事項を取締役全員（監査役設置会社では監査役も含む）に通知した場合の報告省略を認めています。ただし、職務執行状況の定期報告は対象外です。会社法第363条第2項は、代表取締役および業務執行取締役に対して「3か月に1回以上、自己の職務の執行の状況を取締役会に報告しなければならない」と義務付けており、この報告義務は第372条第2項によって報告省略の対象から明確に除外されています。つまり、どれほど書面決議を重ねても、職務執行状況の報告を行うための取締役会は、少なくとも3か月に1回の頻度で実際に開催しなければなりません。年内の開催回数だけで判断せず、報告の間隔が3か月を超えないよう日程を組みます。

取締役会の年間運営と体制整備の支援

社外取締役が参画した取締役会を適切に機能させるためには、場当たり的な開催を避け、年間を通じた運営計画をあらかじめ描いておくことが有効です。実務の起点となるのは、書面決議による代替が認められない「3か月に1回の職務執行報告」を行う開催日を年間のカレンダーに固定することです。その定期開催枠を軸にしつつ、臨時で生じる議案については招集通知期間の順守、特別利害関係人の事前確認、出席者による議事録への署名や押印といった各工程を漏れなく進めていきます。

新たな役員や投資家が加わる際には、招集から議事録の保存までの担当者と手順を確認しておきます。招集手続や定足数の設計、書面決議の定款変更、議事録の記載水準の引き上げといったガバナンス全般の再設計については、コーポレートガバナンスの支援対象です。議事録の法定記載事項や登記添付時の確認は、株主総会・取締役会議事録の作り方で詳しく扱っています。日常的な取締役会運営における個別の相談や議事録レビューについては、法務アウトソーシングの枠組みでも継続的にサポートしています。