グループ会社間取引の利益相反｜承認手続と議事録の実務

こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。

同じ代表者が複数の会社の代表取締役を務めているグループで、会社間の業務委託契約書を作ると、記名押印欄の手前で手が止まる瞬間があります。委託者側の記名も受託者側の記名も、同じ人物の名前になる。契約の条項をどれだけ丁寧に整えても、この取引を双方の会社で誰がどう承認したのかという記録がなければ、会社法上の手続はまだ終わっていません。契約書を作る段階になって初めて、承認手続そのものが抜けていることに気づく、というのが典型的な流れです。

代表者が複数の会社を経営していたり、資本関係のあるグループ会社間で業務委託や貸付を行っていたりする場合、この種の取引は会社法上の利益相反取引に該当することがあります。投資家によるデューデリジェンスや監査で指摘され始めてから慌てて手当てするより、契約書を作る段階で承認の要否を確認しておく方が、後戻りの範囲が小さく済みます。

利益相反取引に該当する取引類型

会社法356条は、取締役が次のいずれかの取引をしようとするときは、株主総会において当該取引につき重要な事実を開示し、承認を受けなければならないと定めています。

• 取締役が自己または第三者のために会社の事業の部類に属する取引をしようとするとき(競業取引に当たる類型)
• 取締役が自己または第三者のために会社と取引をしようとするとき(直接取引に当たる類型)
• 会社が取締役の債務を保証することその他取締役以外の者との間において会社と当該取締役との利益が相反する取引をしようとするとき(間接取引に当たる類型)

代表者が複数社を経営している場面で問題になりやすいのは、2番目と3番目です。代表者が同時にA社とB社の代表取締役を務めている場合、両社間で締結される業務委託契約や金銭消費貸借契約は、代表取締役自身が両当事者を代表する形になります。条文上の「取締役が自己または第三者のために会社と取引をしようとするとき」に当たり得るため、直接取引として扱われるのが基本的な整理です。

間接取引にあたる典型例としては、A社がB社の借入について保証人になる場合や、A社の資産を担保に提供してB社の借入を支える場合が挙げられます。この場合、契約の当事者はA社と金融機関であり、代表者個人やB社ではないものの、結果として代表者が支配するB社の利益とA社の利益が相反する関係に立つため、間接取引として承認の対象になります。

グループ会社間で日常的に発生する取引のうち、注意が必要なものは幅広いです。親会社・子会社間や兄弟会社間の業務委託契約、代表者が共通する会社間での金銭消費貸借契約、一方の会社が他方の会社の債務を保証する契約、グループ内での不動産や設備の賃貸借などが典型例として挙げられます。

「代表者が同じだから」という理由だけで一律に利益相反取引になるわけではなく、条文が定める行為類型に当てはまるかどうかが判断の出発点になります。もっとも、代表者が複数社を兼務している会社では、日常的な取引がこの類型に触れる可能性があるため、契約を締結する前に該当性を確認する運用にしておく必要があると考えられます。

承認機関と手続の分岐

利益相反取引の承認手続は、会社が取締役会設置会社かどうかで異なります。

取締役会を設置していない会社では、会社法356条に基づき、株主総会の承認を受ける必要があります。株主総会において、取引の内容や条件など重要な事実を開示したうえで承認決議を得ることになります。

取締役会設置会社では、会社法365条により、356条1項の「株主総会」は「取締役会」と読み替えられ、株主総会ではなく取締役会の承認で足りることになります。グループ会社では、親会社は取締役会を設置していても、新しく作った子会社や兄弟会社は取締役会を置いていないという組み合わせがあります。この場合、取引の当事者となる会社ごとに、それぞれの機関設計に応じた承認機関を確認する必要があります。A社が取締役会設置会社、B社が非設置会社であれば、A社側は取締役会の承認、B社側は株主総会の承認というように、承認機関が会社ごとに異なる結果になります。

承認決議の場面では、当該取引について特別の利害関係を有する取締役の扱いも問題になります。会社法369条2項は、取締役会の決議について特別の利害関係を有する取締役は議決に加わることができないと定めています。グループ会社間取引で代表者が両社の代表取締役を兼ねている場合、その代表者は取引の相手方であり、かつ自らが代表する会社の意思決定にも関与する立場にあるため、承認決議において特別の利害関係を有する取締役に当たると整理されるのが一般的な理解です。

この場合、議事録上は、当該代表者を議決に加わることができる取締役の数および出席取締役数から除外したうえで、残る取締役によって決議が成立していることを明確にしておく必要があります。議事録に代表者の氏名を出席者として記載しながら、決議事項の欄に「特別利害関係を有するため議決に加わらず」といった注記を欠くと、承認手続の確認に支障が生じることがあります。決議の効力に疑義が生じる余地を残すため、特別利害関係を有する取締役を除いた頭数で定足数と決議要件を満たしているかどうかを、議事録の記載段階で確認しておく必要があります。

事後の重要事実報告

取締役会設置会社では、承認を受けて取引を実行した後にも手続が残ります。会社法365条2項は、取締役会設置会社において356条1項各号の取引をした取締役は、当該取引後、遅滞なく、当該取引についての重要な事実を取締役会に報告しなければならないと定めています。

事前の承認決議を得たことで手続が完結したと考え、この事後報告を失念しないよう確認する必要があります。継続的な取引の場合は特に見落とされやすく、たとえば業務委託契約について取締役会の承認を一度得た後、契約に基づく個別発注や金銭の授受が繰り返されているにもかかわらず、その後の取締役会に取引の状況が一切報告されていないという状態が生じることがあります。事後報告は、承認時に開示した内容と実際の取引実績に相違がないかを取締役会がチェックする機会として位置づけられているため、承認決議の議事録とは別に、報告がされたことおよびその内容を議事録に残しておく必要があります。

なお、株主総会の承認による場合(取締役会非設置会社)には、この365条2項の事後報告義務は課されません。取締役会を置いていない会社かどうかで、承認手続だけでなく事後報告の要否も変わる点は、グループ会社間で機関設計が統一されていない場合に見落としやすいところです。

承認を欠いた取引の効力

承認を得ないまま実行してしまった利益相反取引の効力については、慎重に考える必要があります。取締役会や株主総会の承認を欠く取引は、会社との関係では無効とされる可能性がある一方、取引の相手方が善意である場合など、事案によって効力の扱いが分かれる考え方が示されてきた経緯があります。承認を欠いたことの一事をもって取引が当然に有効と扱われるとは限らず、相手方の認識や取引の性質によっては無効の主張が制限される場合もあり得ると解されます。

グループ会社間取引は、代表者が取引の両側の事情を熟知している場合が多く、相手方の善意・悪意が問題になる典型的な第三者取引とは前提が異なります。効力がどこまで争われ得るかは、取引の内容や承認手続の欠缺の程度、会社への影響によって個別に検討する必要があると考えられます。未承認の取引が発覚した場合には、効力の有無を先に決めつけず、追認決議の可否や手続の是正を含めて早い段階で確認するのが安全です。

複数社経営・グループ間取引での実務対応

代表者が複数の会社の代表取締役を兼ねている体制では、グループ内で発生する取引の多くが利益相反取引に触れる可能性があります。実務上は、次のような対応が考えられます。

• 新規のグループ間契約を締結する前の、当事会社それぞれについての利益相反取引該当性の確認
• 各社の機関設計(取締役会設置の有無)の一覧化と、取引の相手方ごとの承認機関の確認
• 承認決議の議事録における、特別利害関係を有する取締役の氏名と議決不参加の旨の明記
• 取締役会設置会社が当事者となる取引についての、契約締結後の事後報告の議題化
• 既存の継続的取引(業務委託・貸付・保証など)の棚卸しと、承認手続の有無の確認

資金調達や監査対応では、関連当事者取引として、グループ会社間の業務委託契約や貸付契約の一覧と、承認手続を裏付ける議事録を確認されることがあります。この段階で未承認の取引が見つかると、投資契約の交渉や監査対応のスケジュールに影響が及びます。契約書を作成する時点で承認手続を組み込んでおけば、後日の説明もしやすくなります。

グループ間取引の棚卸しを進める中で、資金調達に向けたデューデリジェンス対応全般を見直す必要が出てくることもあります。この点はシリーズA前後の法務DDで、投資家に見られるポイントで扱っています。また、複数の関係者が会社の意思決定に関与する構造そのものを見直す際には、創業者間契約は、仲が良いときにしか作れないで触れている意思決定ルールの整理も参考になると考えられます。

グループ会社間の取引が増え、承認手続が追いついていない状態に気づいたら、契約書を1本作り直す前に、既存の取引全体を洗い出した方が結果的に早いことがあります。承認機関、特別利害関係の扱い、事後報告のいずれかが抜けていないかを、取引の一覧とあわせて確認しておく必要があります。

コーポレートガバナンス体制の整備支援

グループ会社間の利益相反取引は、契約書の文言だけを整えても解決しません。各社の機関設計に応じた承認フローを社内規程として整理し、取締役会議事録の記載様式を統一しておくことで、個別の取引が発生するたびに該当性をゼロから検討する負担を減らせると考えられます。LegalAgentのコーポレートガバナンス支援では、グループ会社の機関設計の棚卸しから、利益相反取引の承認フローの設計、議事録レビューまでを対象としています。

継続的な取引が多い会社では、日々の契約審査と承認手続の確認を切り離さずに運用できる体制が必要になります。承認決議の進め方は取締役会の運営実務、議事録へ残す事項は株主総会・取締役会議事録の作り方で確認できます。契約書のレビューから取締役会議事録の確認までを継続的に依頼したい場合は、法務アウトソーシングもあわせてご検討いただければと考えます。