グループ会社間取引の利益相反｜承認手続と議事録の実務

こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。

同じ代表者が複数の会社の代表取締役を務めているグループ企業で、会社間の業務委託契約書を作成していると、記名押印欄の手前で手が止まる瞬間があります。委託者側の記名も受託者側の記名も、同じ人物の氏名になるためです。契約条件と併せて、この取引に各社の承認が必要か、どの機関で決議するかを確認します。承認が必要な場合は、決議の記録も契約書と一緒に残します。

代表者が複数の会社を経営している場面や、資本関係のあるグループ会社間で業務委託や資金貸付を行う場合、こうした取引は会社法上の利益相反取引に該当することがあります。外部の監査や投資家によるデューデリジェンスで指摘を受けてから慌てて手当てするよりも、契約書を作成する段階で承認の要否を確かめておく方が、後戻りの負担を小さく抑えられます。

利益相反取引に当たる主な類型

会社法356条1項は、取締役が次のいずれかの取引を行おうとするときは、株主総会において当該取引につき重要な事実を開示し、その承認を受けなければならないと定めています。

• 取締役が自己又は第三者のために会社の事業の部類に属する取引をしようとするとき（第1号：競業取引）
• 取締役が自己又は第三者のために会社と取引をしようとするとき（第2号：直接取引）
• 会社が取締役の債務を保証することその他取締役以外の者との間において会社と当該取締役との利益が相反する取引をしようとするとき（第3号：間接取引）

第1号の競業取引と、第2号および第3号の利益相反取引は、いずれも同じ承認手続に服しますが、規制の趣旨と該当性の判断基準は区別して捉える必要があります。代表者が複数社を兼務している場面で特に検討されるのは、2番目の直接取引と3番目の間接取引です。

代表者が同時にA社とB社の代表取締役を務めている場合、両社間で締結される業務委託契約や金銭消費貸借契約は、代表取締役が相手方である会社を代表して取引を行う形をとります。代表取締役個人が直接の契約当事者となる形はとらないものの、条文上の「取締役が自己又は第三者のために会社と取引をしようとするとき」に当たるため、直接取引として扱われるのが基本的な整理です。

間接取引の典型例としては、A社がB社の借入れについて保証人となる場合や、A社の資産を担保として提供しB社の借入れを支える場合が挙げられます。契約の当事者はA社と金融機関であり、代表者個人やB社とは別個の主体です。しかし、結果として代表者が支配するB社の債務をA社が負担することになり、A社の利益と取締役の利益が対立する関係に立つため、そのような利益相反が認められる場合は、間接取引として承認の対象となります。

もっとも、共通の代表者がいることやグループ関係があることのみをもって、すべての保証や担保提供が当然に間接取引に該当するとは限りません。会社と取締役個人の利害対立の有無や持株関係、会社が負う実質的な負担内容を確認して判断します。また、取引条件が公正な水準であることのみをもって、当然に承認手続が免除されるとはいえない点にも留意しておきたいところです。

グループ会社間で日常的に交わされる取引には、注意を要するものが広く含まれます。親会社と子会社間の業務委託契約、代表者が共通する会社間での金銭消費貸借、一方の会社が他方の会社の債務を保証する契約など、多くの取引が対象になり得ます。各取引が法律の定める行為類型に当てはまるかを、その都度確認します。

機関設計に応じた承認機関

利益相反取引の承認手続は、会社が取締役会設置会社であるかどうかによって異なります。

取締役会を設置していない会社では、会社法356条1項に基づき、株主総会の承認を受けます。株主総会において取引の目的、対価、期間など重要な事実を開示したうえで、事前の承認決議を得る流れとなります。

一方、取締役会設置会社では、会社法365条1項により356条1項の「株主総会」が「取締役会」と読み替えられるため、株主総会に代わって取締役会の承認で足りることになります。グループ企業では、親会社には取締役会が置かれているものの、新設した子会社や兄弟会社は取締役会を置いていないという組み合わせも考えられます。この場合、取引の当事者となる会社ごとに、それぞれの機関設計に応じた承認機関を洗い出します。A社が取締役会設置会社、B社が非設置会社であれば、A社側は取締役会の承認、B社側は株主総会の承認というように、会社ごとに承認機関が分かれます。

取締役会の決議では、会社法369条2項に定める特別利害関係取締役の扱いが論点となります。会社法369条2項は、取締役会の決議について特別の利害関係を有する取締役は議決に加わることができないと定めています。両社の代表取締役を兼ねている人物は、取引の相手方を代表し、かつ自らが代表する会社の意思決定にも関与する立場にあるため、承認決議において特別の利害関係を有する取締役に当たると解されます。

特別利害関係を有する取締役は、議決権を行使できないだけでなく、定足数の基準となる「議決に加わることができる取締役の数」からも除外されます。議事録の記載にあたっては、その取締役が他の議案に出席していた場合まで会議全体から出席事実を除くのではなく、当該議案の審議および決議において特別利害関係を有するため議決に加わらなかった旨をありのまま記載します。そのうえで、利害関係取締役を除いた残りの取締役で定足数と可決要件を満たしている事実を、議事録上で明確にしておきます。

取締役会への事後報告

取締役会設置会社では、事前の承認を受けて取引を実行した後にも法律上の手続が残ります。会社法365条2項は、取締役会設置会社において356条1項各号の取引を行った取締役は、当該取引後、遅滞なく、当該取引についての重要な事実を取締役会に報告しなければならないと定めています。

この事後報告は、承認時に開示された内容と実際の取引実績に相違がないかを取締役会が確認する機会として設けられているものです。事前承認の記録と併せて、誰が取引後の報告をするかも決めます。継続取引では、業務委託契約について事前の取締役会承認を一度得た後、契約に基づく個別の発注や金銭の支払いが継続しているにもかかわらず、その後の取締役会に取引の状況が一切報告されていない状態が生じることがあります。そのため、承認決議の議事録とは別に、報告がなされた事実とその内容を議事録に残しておきます。

なお、株主総会の承認による場合、すなわち取締役会非設置会社においては、この会社法365条2項に基づく事後報告義務は課されません。機関設計によって事後報告の要否が変わる点は、グループ各社で体制が異なるときに見落としやすいところです。また、取締役会設置会社であっても、取締役全員（監査役設置会社では監査役も含みます）に報告すべき事項を通知し、会社法372条1項の要件を満たす場合には、報告を省略する扱いをとることも可能です。ここでいう監査役設置会社には、監査の範囲を会計に限定した監査役だけを置く会社は含まれません。すべての個別発注ごとに対面での取締役会開催までを一律に要するわけではないため、実務上の負担を考慮しながら運用を整えます。

承認を欠いた取引の効力

承認を得ないまま実行された利益相反取引の効力は、一律に決まるものではありません。会社と取締役の間の直接取引か、第三者が関わる取引かを区別し、相手方が承認の欠如を知っていたかなどを踏まえて効力を検討します。会社から無効を主張できる範囲も、こうした事情によって異なります。単に承認がないことだけをもって、取引が常に有効あるいは無効になると断定することはできません。

グループ会社間取引では、代表者が取引の双方の内部事情を熟知している場合が多く、相手方が承認の欠如を知らなかったという説明が成り立つかを、承認の経緯や代表者の認識から確かめます。ただし、具体的な契約内容、手続が欠けていた程度、会社への実質的な損益の影響などを個別に検討する必要があります。また、未承認の取引について事後に追認決議を行ったとしても、それだけで取締役の会社に対する任務懈怠責任までが一律に免責されるとは解されません。手続の不備が見つかった場合は、効力の有無を独断で決めつけず、追認の可否や手続の是正方法を早い段階で確認しておくのが安全です。

グループ間取引の実務対応と体制整備

代表者が複数の会社の代表取締役を兼ねている体制では、社内で発生する取引が利益相反取引の類型に触れる可能性があります。実務上は、次のような確認と手続の整備が有効です。

• 新規のグループ間契約を締結する前における、当事会社双方の利益相反該当性の判定
• 各社の機関設計（取締役会設置の有無）の一覧化と、取引相手ごとの承認機関の整理
• 承認決議の議事録における、特別利害関係取締役の氏名と議決不参加の明記
• 取締役会設置会社が関与する取引についての、契約締結後の取締役会報告の議題化
• 既存の継続的取引（業務委託・貸付・保証等）の棚卸しと、過去の承認手続の確認

資金調達や監査対応の現場では、関連当事者取引として、グループ会社間の契約書一覧とともに承認手続を裏付ける議事録の提示を要請されることがあります。この段階で未承認の取引が発見されると、投資契約の締結交渉や監査日程に遅れが生じかねません。契約書を作成する時点で承認手続を一体で進めておけば、後日の説明も円滑に行えます。

グループ間取引の棚卸しを進める中で、資金調達に向けたデューデリジェンス対応全般を見直す必要が出てくることもあります。この点はシリーズA前後の法務DDで、投資家に見られるポイントで扱っています。また、複数の関係者が会社の意思決定に関与する構造そのものを見直す際には、創業者間契約は、仲が良いときにしか作れないで触れている意思決定ルールの整理も参考になると考えられます。

グループ会社間の利益相反取引では、契約条件と会社法上の承認手続の両方を確認します。各社の機関設計に応じた承認手順を社内ルールとして定め、取締役会議事録の記載様式を揃えておくことで、個別取引のたびに一から検討する負荷を軽減できます。LegalAgentのコーポレートガバナンス支援では、グループ会社の機関設計の棚卸しから、利益相反取引の承認フローの設計、議事録レビューまでを対象としています。

継続的な取引が多い会社では、日常の契約審査と承認手続の確認を切り離さずに運用できる体制が役立ちます。承認決議の進め方は取締役会の運営実務、議事録へ残す事項は株主総会・取締役会議事録の作り方で確認できます。契約書のレビューから取締役会議事録の確認までを継続的に依頼したい場合は、法務アウトソーシングもあわせてご検討いただければと考えます。

よくある質問

グループ会社間の取引は利益相反取引に該当しますか？

会社法上の直接取引や間接取引に該当することがあります。同一人物が双方の代表取締役を務める会社間での業務委託や金銭消費貸借は、会社を代表して行う取引であっても直接取引として扱われるのが基本的な整理であるためです。また、一方が他方の借入れを保証する場合なども、会社の利益と取締役の利益が対立する関係に立つときは間接取引として承認の対象になると解されています。

取締役会設置会社における利益相反取引の承認手続きでは何が必要ですか？

取締役会での事前承認決議が必要です。取締役会設置会社では株主総会に代わって取締役会が承認機関となるためです。その際、双方の代表取締役を兼任している人物は特別の利害関係を有する取締役に当たると解され、議決に加わることができず定足数の基準からも除外されます。そのため、議事録上に特別利害関係による議決不参加の事実と、残りの取締役で要件を満たしたことを明確に残す必要があると考えられます。

承認を得ずに行われた利益相反取引は無効になりますか？

直ちに無効になると断定することはできません。取引の効力は一律に決まるものではなく、直接取引か第三者が関わる取引か、相手方が承認の欠如を知っていたかなどの事情を踏まえて検討されるためです。会社から無効を主張できる範囲もこれらの要素で異なります。また、事後に追認決議を行ったとしても、それだけで取締役の会社に対する任務懈怠責任までが一律に免責されるとは解されません。