労働基準監督署の調査対応｜臨検・是正勧告・報告書の実務
こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。
労働基準監督署の調査では、勤怠記録や賃金台帳に何が記載されているかだけでなく、実際の働き方と一致しているかが確認されます。通知を受けてから帳簿の体裁を整えても、労働時間や賃金計算の不備が解消するわけではありません。
会社が対応を決める際は、法律に基づく調査への対応と、調査後の是正勧告・指導への対応を区別する必要があります。調査の拒否には罰則があります。一方、是正勧告は行政指導ですが、勧告の対象となる法令違反については、是正や刑事責任が別に問題になります。
調査権限と申告した労働者の保護
労働基準監督官の調査権限は、労働基準法101条に定められています。同条は、労働基準監督官が事業場、寄宿舎その他の附属建設物に臨検し、帳簿書類の提出や、使用者・労働者への尋問を行うことができると規定しており、調査官はその身分を証明する証票を携帯しなければならないとも定めています。
厚生労働省の臨検監督に関する案内では、事業者はこの調査にできる限り協力する姿勢で対応することが基本とされています。当日どうしても対応できない事情がある場合は、調査官にその旨を説明し、監督時間の短縮や監督日時の延期を要望すればよいとされていますが、会社の判断だけで立入調査を拒否したり妨害したりしてよいわけではありません。労働基準法120条は、101条の臨検の拒否・妨害・忌避のほか、尋問に対する陳述拒否や虚偽の陳述、帳簿書類の不提出や虚偽の記載をした帳簿書類の提出をした者について、30万円以下の罰金を定めています。調査への非協力自体が独立したリスクになります。
もう一つ押さえておきたいのが、労働基準法104条です。同条1項は、事業場に労基法違反の事実がある場合、労働者はその事実を行政官庁又は労働基準監督官に申告できると定め、2項は、使用者が申告をしたことを理由に労働者へ解雇その他不利益な取扱いをしてはならないと定めています。申告を契機とした調査だと分かった場合でも、申告した労働者を特定して不利益な扱いをする発想は取ってはいけません。104条2項違反は、労働基準法119条により6月以下の拘禁刑又は30万円以下の罰金の対象です。
是正勧告・指導票と法令違反の関係
調査の結果、法令違反が認められた場合に交付されるのが是正勧告書です。是正勧告は行政指導であり、行政処分とは性質が異なります。勧告書だけを根拠に強制執行されるものではありませんが、法令上の義務まで任意になるわけではありません。
もっとも、是正勧告が行政指導だからといって放置してよいわけではありません。是正勧告の対象になっているのは、労働基準法などの法令に違反している事実そのものです。厚生労働省の監督官の業務説明によれば、監督指導の結果、法違反の是正について指導されたにもかかわらず従わないなど重大・悪質な事案については、労働基準監督官が司法警察員として捜査を行い、検察庁に送検するとされています。是正勧告を無視し続ければ再監督の対象になり、改善が見られなければ、こうした司法処分に至る可能性が制度上組み込まれています。
指導票は、是正勧告書とは別の書面で、法令違反とまでは言い切れないものの、望ましい対応として改善を求める事項について交付されます。同じ労働時間管理の問題でも、具体的な違反事実や求められる措置によって書面の位置づけが変わるため、項目名だけで判断しないことが必要です。是正勧告書の対象事項と指導票の対象事項は法的な位置づけが異なるため、後述する報告書でもこの区別を維持したまま報告することになります。
通知から是正報告までの社内対応
予告の有無と調査への対応
労働基準監督署の調査は、あらかじめ日時を指定した通知書が届く場合と、予告なく調査官が事業所を訪れる場合があります。厚生労働省は、労働基準監督官による立入調査(臨検監督)について、原則として予告することなく実施されると案内しています。予告される場合もありますが、「いつ来てもおかしくない」という前提で準備しておく方が実態に近いといえます。
調査が入るきっかけには、労基署が年間計画に基づいて対象を選ぶ場合、労働者からの申告を受けて行われる場合、労働災害の発生を受けて行われる場合、過去に是正勧告を受けた事業所の是正状況を確かめるために行われる場合があります。きっかけによって重点的に見られる箇所は変わりますが、当日の対応方針や事後の報告の考え方に大きな違いはありません。
帳簿と実態の照合
調査当日に提出を求められる帳簿書類は、事業場の規模や業種によって多少変わりますが、共通して確認されるのは次のような書類です。
- 労働者名簿(氏名、生年月日、履歴等を記載したもの)
- 賃金台帳(賃金計算の基礎事項と賃金額を記載したもの)
- 出勤簿・タイムカード等の労働時間の記録
- 時間外労働・休日労働に関する協定(いわゆる36協定)とその届出控え
- 就業規則とその届出控え
- 労働条件通知書・雇用契約書
労働者名簿と賃金台帳は労働基準法107条・108条で作成が義務付けられており、109条により、労働者名簿・賃金台帳及び雇入れ・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類は5年間（143条1項の経過措置により当分の間は3年間）保存しなければならないとされています。時間外労働をさせる場合の36協定は36条に基づくもので、法定時間外・法定休日の労働は、適用される法令上の上限と、届け出た協定の範囲の双方を守る必要があります。就業規則は、労働基準法89条により、常時10人以上の労働者を使用する使用者が作成し、行政官庁に届け出る義務を負います。
調査当日になって慌てて用意するのではなく、これらの書類が最新の状態で揃っているか、実際の勤怠実態と記載内容が一致しているかを、通知を受けた時点、あるいは通知がなくても定期的に確認しておくことが対応の土台になります。特に、36協定に定めた上限時間と実際の時間外労働の実績がずれていないか、就業規則の届出内容と現在運用しているルールが一致しているかは、記録と突き合わせて初めて分かる論点です。
当日の資料提出と回答
調査当日は、調査官が身分証票を提示したうえで事業場内を確認し、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・36協定・就業規則などの提出を求め、必要に応じて経営者や労働者への聞き取りを行います。担当者は、求められた帳簿をその場で提示し、質問には正確に答える対応が基本になります。曖昧な記憶で答えるより、確認してから回答する、資料を確認して後日回答すると伝える方が、結果として誤りのない対応になります。
調査の過程で法令違反の疑いが見つかった場合、その場で指摘を受けることもあれば、後日、文書で是正勧告書や指導票が交付されることもあります。危険性の高い機械・設備などについては、その場で使用停止を命じる行政処分が行われる場合もありますが、是正勧告とは別の類型の対応です。
指摘事項に対応した是正報告
是正勧告書や指導票を受けた場合、労基署から指定された期日までに、対応状況を記載した報告書を提出することになります。魚津労働基準監督署の是正・改善報告書作成の案内（2023年4月）は、2頁の記載例で、是正勧告を受けた事項と改善指導を受けた事項を分けています。指摘された項目ごとに、実施した措置とその実施時期を対応させて記載します。
報告内容として求められているのは、具体的な事実です。同案内1頁の作成のポイントでは、「今後注意する」「なんとかします」といった漠然とした記載は不可とされており、労働条件通知書を作成した、賃金控除協定を締結した、タイムカードを導入して始業・終業時刻を把握できるようにしたといった、実際に取った行動を具体的に記載することが求められます。設備の取付けや修繕であれば写真を、就業規則など新たに作成した書面であれば作成した書類の写しを、未払賃金を支給した場合であれば受領書や振込明細の写しを添付する扱いが望ましいとされています。
報告書の様式は、労基署から渡されたものを必ず使う必要はなく、任意の様式でも構いません。ただし任意様式で作る場合は、報告先の労基署名と報告者の職氏名を明記すること、指摘事項とそれに対する是正・改善措置の具体的な内容が分かる構成にすることが必要です。期日に間に合わない見込みが立った時点で、期日を過ぎてから連絡するのではなく、事前に担当官へ連絡し、進捗状況と今後の対応予定を伝えて報告時期を相談する対応が実務上安全です。
報告後の記録と引継ぎ
是正報告書の提出後も、報告した措置が維持されているかを再監督で確認される場合があります。担当者は、提出した報告書と添付資料の控えを保管し、是正した勤怠管理や給与計算が次の集計期間にも適用されているかを確認します。
私は、報告書の提出を区切りとして記録の確認が途切れないよう、勤怠の集計担当者と給与計算の担当者の間で、修正したルールと適用開始日を共有しておく必要があると考えています。人事担当者が交代しても同じ運用を続けられるよう、指摘事項、対応内容、確認資料の保管先を引継ぎ資料に残します。