ハラスメント相談後の社内調査｜ヒアリングと事実認定の進め方

こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。

ハラスメントの相談を受けた企業には、申立人の安全を確保しつつ、適切な人事措置や再発防止の前提となる客観的事実を解明する対応が求められます。聞き取りを性急に進めることで通信ログが消去されたり、相談の事実が社内に漏洩したりすれば、調査の手続そのものが二次被害や新たな労務紛争を招きかねません。初動では、消えるおそれのある証拠と、関係者に伝える情報の範囲を決めます。主張が食い違ったときに判断の根拠を残せるよう、聞き取りと記録の取り方を考えておきます。

相談対応と社内調査の法的位置づけ

ここでは社内で生じるパワーハラスメントへの対応を中心に解説を進めます。なお、セクシュアルハラスメントや妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメントでは根拠法令や適用指針が異なるため、申告の内容に応じた個別規定の参照も欠かせません。

労働施策総合推進法30条の2第1項は、事業主に対し、職場における優越的な関係を背景とした言動であって業務上必要かつ相当な範囲を超えたものにより労働者の就業環境が害されることのないよう、相談に応じ適切に対応するための体制整備その他の雇用管理上必要な措置を講じる義務を課しています。厚生労働省のパワーハラスメント防止指針（令和2年厚生労働省告示第5号）4(3)（7〜8頁）は、相談後の対応として、事実関係の迅速かつ正確な確認、被害者への配慮措置、行為者への措置、再発防止措置の4点を柱として示しています。社内調査は、この「事実関係の迅速かつ正確な確認」を果たすための具体的な手続です。実務を担う人事や法務の担当部署には、懲戒処分などの結果を急ぐ前に、本人の説明を聴き、証拠と照らして事実を確かめることが求められます。

相談者からの事実聴取と客観証拠の保全

指針上は相談窓口の担当者や人事部門、専門の委員会などが相談者および行為者の双方から事実確認を行うこととされていますが、実務の進め方としては、まず相談者へのヒアリングで出来事の骨格を把握し、それに基づいて客観資料を保全した上で行為者への弁明聴取に進む順序が合理的です。

相談者へのヒアリングは、問題となった言動の日時、場所、関係者、具体的な発言内容といった調査の手がかりを抽出する出発点となります。聴取内容を踏まえて確保すべき客観資料の対象を絞り込むため、行為者への告知によってデータ消去や関係者間の口裏合わせが懸念される事案では、事前の証拠保全が欠かせません。ただし、法令や指針が、すべての事案に同じ聴取順序を義務付けているわけではありません。暴力行為や心身の健康に対する切迫した危険がある場合は、当事者間の接触遮断や医療機関の受診支援を優先し、保全作業と並行して進める判断が求められます。

相談者からの聴取項目には、日時や態様だけでなく、同席していた第三者、関連する電子メール・チャット履歴・録音データの有無、事後に他の同僚へ相談した経緯まで含めます。指針も相談者の心身の状態や受け止めに配慮しながら確認を行うよう求めており、客観的な事実解明と心情への配慮は両立させなければならない作業です。

散逸を防ぐべき電子データの確保

相談者からの聴取によって骨格を捉えた後は、行為者へ事情を伝える前に客観証拠を確保します。ビジネスチャットの送受信ログ、勤怠打刻データ、防犯カメラ映像などは、時間の経過に伴い自動削除やデータ上書きにより失われるリスクを抱えています。社内の保存期間はシステム設計により異なるため、情報システム部門と速やかに連携し、必要に応じて削除保留（リーガルホールド）を依頼する運用をとります。収集した電子記録は、取得時の内容を変えずに保存し、取得日時、作業担当者、対象期間を明確に記録しておくことが実務上有効です。画面の一部だけでは発言の意味を取り違えることがあるため、十分な前後のログを含めて保全します。

もっとも、会社が貸与した端末や業務用アカウントであっても、業務や調査の目的から逸脱して私生活上のプライバシー領域まで無制限に探索することは許されません。事案の性質に照らして検索期間やキーワードを限定し、調査担当者のアクセス権限を絞る規律が求められます。私物端末や個人の私用アカウントに存在する証拠に関しては、任意提出を求める範囲や手続の妥当性を慎重に検討することが実務上の確認事項です。

行為者および関係者へのヒアリング手法

行為者へのヒアリングは、相談者への聴取と客観証拠の収集が一定の段階に達したところで実施します。面談の冒頭では、申告された事実関係を確認するための場であることを明確に説明し、弁明の機会を付与します。この手続を欠いたまま処分へ進むと、後日その効力が争われた際に事実認定や手続の妥当性を争われるおそれがあります。あわせて、調査内容の外部漏洩、関係者との口裏合わせ、相談者への報復行為を慎むよう指導します。ただし、自己の防御のための弁護士への相談や労働局等の公的機関への申告まで一律に禁止するような過度な制約は控えなければなりません。

聞き取りにおいては、予断を持たずに客観的な経過を尋ねる姿勢を貫きます。「なぜそのような態度を取ったのか」といった詰問を避け、「その日、その場所で何が生じたのか、時系列に沿って説明してください」という事実確認から入り、相談者の申告内容とどこに食い違いがあるかを発言単位で照合していきます。感情的な対立に巻き込まれると、認定に耐えうる具体的事実を引き出せないまま面談が終わるおそれがあります。

周辺関係者の選定と中立的な聴取

相談者と行為者の主張が合致している部分は、争いのない事実として記録します。ただし、双方の説明が一致していても、客観資料と食い違う点がないかを確かめます。実務上慎重な検討を要するのは主張が食い違う部分であり、その溝を埋めるために周辺関係者へのヒアリングを進めます。指針においても、当事者間の主張に不一致があり事実確認が困難な場合には、第三者からの事情聴取などの措置を講じる旨が明記されています。

ヒアリングの対象者は、問題の現場に居合わせた同僚や、発生直後に相談を受けた人物など、直接の経験を有する者から優先的に抽出します。当事者との人間関係は供述の信用性を評価する要素にはなりますが、親疎関係のみを理由として機械的に選定から排除することは避けます。聴取に際しては、双方の主張を前提事実として吹き込まず、その人物自身が直接見聞きした事実をありのままに語らせます。「〇〇さんが大声を出していたのを見ましたね」といった誘導尋問は厳に戒め、裏付けに必要な限度で質問の範囲をコントロールします。

同席体制の構築と記録の作成

ヒアリングを面談担当者1名のみで実施すると、後日「そのような発言はしていない」という新たな争いを誘発しかねません。質問を担当する者と記録を担当する者を分ける体制は、実務上の有効な手法です。法令が同席者の人数を一律に定めているわけではないため、対象者の心理的負荷や秘密保持の観点にも配慮した上で体制を整え、必要に応じて面談時間や休憩の間隔を調整します。

面談後は速やかにヒアリング記録を作成し、可能な限り対象者本人に内容を確認させて署名や押印等を求めます。面談内容を録音する場合は、その目的および記録の利用・保管範囲をあらかじめ説明して同意を得る運用を基本とします。これは事前の了解を得ない録音の法的効力を一律に否定するものではありませんが、信頼関係と手続の公正さを担保する実務的な配慮です。記録の作成にあたっては、「〇〇と発言した」という客観的な言動と、「威圧的に感じられた」という記録者の主観的評価を区別して整理します。

供述が対立する局面での事実認定

相談者と行為者の主張が真っ向から対立し、第三者の証言によっても一致点が見いだせない場合であっても、何を確認でき、何を確認できなかったかを記録して、次の対応を決めます。指針が求める事実関係の迅速かつ正確な確認とは、会社として可能な限りの調査を尽くすことを意味しており、最終的な調査報告書には、証拠上認定できた事実と認定に至らなかった事実を分けて、その論理的な根拠を明記します。

事実認定の実務では、各供述の変遷や一貫性の有無、メールやチャット等の客観資料や第三者供述との符合度合いを精査し、その供述がなされた動機や経緯を総合的に検討します。細部の記憶が曖昧というだけで虚偽と決めつけず、出来事の中核部分と周辺部分を分けて信用性を検討します。たとえば、ある発言が存在したこと自体は複数の証言とログから事実として認定できるものの、その言動に込められた真意までは確定できない、という場合が考えられます。この場合は発言の存在を客観的事実として認定し、意図や背景については行為者の弁明も踏まえた評価として切り分けて位置づけます。

十分な証拠が得られず行為の存在そのものを認定できない場合であっても、パワハラ指針はハラスメントの事実が確認できなかった事案についても再発防止措置を講じることを事業主に義務付けています。事実認定に至らなかったからといって、社内対応を一切行わずに終了させてよい結論には結びつきません。

調査結果に基づく措置と不利益取扱いの遮断

調査によって事実が認定された場合、指針は行為者に対する厳正な措置と、申立人の就業環境を回復させる配慮措置の双方を事業主に求めています。行為者への対応としては就業規則に基づく懲戒処分のほか、配置転換や被害者への謝罪などが該当し、被害者への配慮としては労働条件上の不利益の解消や産業保健スタッフによるメンタルヘルス支援などが例示されています。労働契約法15条は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない懲戒処分を無効と定めています。そのため、課すべき懲戒処分は、就業規則に定められた処分事由と、調査で立証できた非違行為の性質・程度を照合して決定しなければなりません。証拠上認定できなかった疑惑まで処分の理由に含めると、後日の裁判で処分を支える事実が不足するおそれがあります。

調査結果の相談者へのフィードバックも適切な対応が不可欠です。指針は関係者のプライバシー保護措置を定めているものの、相談者に対して処分の詳細や内部資料のすべてを一律に開示することまで求めているわけではありません。社内規程の定めや関係者それぞれへの影響を考慮して伝達範囲を決定します。もっとも、「社内で善処しました」という抽象的な回答にとどめてしまうと、相談者に放置されたとの不信感を抱かせかねません。認定に至った事実の概要と、配置転換や職場環境の改善といった講じた措置の骨子を、開示可能な範囲で誠実に伝える配慮が望まれます。

相談および協力を理由とする不利益取扱いの禁止

調査の全過程を通じて、相談者や調査協力者に対する報復的な取扱いは禁止されます。労働施策総合推進法30条の2第2項は、労働者が相談窓口を利用したことや、事実確認の調査に際して証言を行ったことを理由として、解雇その他いかなる不利益な取扱いもしてはならない旨を規定しています。この保護規定は申立人本人のみならず、事情聴取に応じた周辺の従業員にも等しく適用されます。

注意すべきは、懲戒解雇や降格といった直接的な処分だけでなく、本人の意に反する不合理な配置転換や人事考課における不当な低評価も不利益取扱いに該当し得る点です。「調査への協力や面談対応で所定の業務が遅延した」といった理由で賞与や昇給を減額するような運用は同法に抵触する重大なリスクとなるため、調査完了後の人事評価においても配慮を徹底させる運用が不可欠です。

外部調査の活用と紛争解決手続の選択

事案の性質によっては、社内の人事・法務部門のみで調査の独立性を担保することが難しい場面が生じます。行為者が経営層や取締役であるケース、申立人と行為者の間に強い上下関係が存在するケース、あるいは社内の利害関係が複雑に絡み合って調査担当者の公平性が担保できないケースでは、社内調査の客観性そのものが厳しく問われます。このような状況では、利害関係を持たない外部弁護士による独立調査への移行を選択肢として検討することが現実的です。外部専門家への調査委託と、公的な第三者機関による紛争解決はそれぞれ役割が異なります。指針においても、社内での事実確認が著しく困難な場合の選択肢として、労働施策総合推進法30条の6に基づく調停の申請や中立な第三者機関への紛争処理の委任が挙げられています。社内での事実解明が行き詰まった段階においては、社内のみで抱え込まず、外部手続の利用や専門家の関与を視野に入れる局面といえます。なお、相談窓口の存在が形骸化している組織においては、申告を受け止める初動体制の再構築そのものが急務です。急成長期における組織運営と労務管理のあり方については、スタートアップが後回しにしがちな労務リスクとカスタマーハラスメント対応でも詳しく取り上げています。