メンタル不調の休職・復職対応｜通算規定と復職判断の留意点

こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。

メンタルヘルス不調により長期欠勤が続いた従業員が、一度は職場へ復帰したものの、短期間のうちに体調を崩して再び休業に至る場合があります。就業規則において休職期間の通算ルールが明確に定められていなければ、残存する休職可能期間の計算や本人への案内が不確かなものとなり、労使間で深刻な対立を生む要因となります。また、主治医から「復職可能」との診断書が提出された場合であっても、その記載だけで従前と全く同じ業務へ復帰させてよいかは慎重な見極めが求められます。

実務上の根幹をなすのは、当該従業員に適用される休職・復職の契約条件と、労働契約上要求される労務を安全に提供できる状態にあるかという二つの判断軸です。休職期間満了という形式面のみに囚われて退職扱いを急ぐことも、診断書の文言を形式的に受容して十分な準備なしに就労を命じることも、適切な判断過程を欠く結果を招きかねません。診断書の精査、健康情報の適正管理、所得補償手続への案内は、実質的な判断を適法に支えるための重要なプロセスといえます。

私傷病休職制度の法的性質と就業規則改定の限界

業務外の傷病（私傷病）による休業に関し、すべての企業に対して一律の休職期間や猶予制度を義務づける法律上の定めは存在しません。制度の対象者や発令要件、休職できる期間と復職基準は、各企業の就業規則や個別の労働契約における定めに委ねられています。就業規則に明文がない場合であっても個別の労使合意が根拠となる余地はあるため、「規程がないから直ちに休職の余地もない」と速断することは妥当性を欠きます。他方、会社が労働者に対し一方的に無給の休職を命じるのであれば、就業規則等にその権限と発令要件が明確に定められていなければなりません。

労働基準法89条は、常時10人以上の労働者を使用する事業場に対し就業規則の作成・届出を義務づけており、休職に関する定めは制度を設ける場合に記載すべき相対的必要記載事項に位置づけられています。厚生労働省の就業規則に関する説明においても、賃金や退職といった絶対的必要記載事項と休職制度の区別が示されています。常時10人未満の事業場であっても、制度内容を労使双方が事前に確認できる書面として整備しておく意義は変わりません。

また、就業規則を新たに改定したからといって、その効力を過去の休職期間へ直ちに遡及して通算できる効力まで有するとは解されません。労働契約法9条・10条は、就業規則による不利益な労働条件変更について、個別の合意を原則としつつ、周知と合理性を満たす例外的な場合に限り拘束力を認めています。通算規定の新設や休職期間の短縮は、従業員が従来享受できた療養期間を制約する結果をもたらすため、不利益性の程度、変更の経営上の必要性、変更後規定の内容の相当性などが問われます。

したがって、現在休職中の従業員への対応と、将来に向けた就業規則の整備は明確に切り分けて検討しなければなりません。すでに交付した休職命令書や本人への過去の説明内容、従来の社内慣行を精査することなく、新設した通算規定のみを根拠として満了日を一方的に繰り上げる措置は避けるべきです。

復職可否の判断基準と職務範囲に応じた安全配慮

労働契約法5条は、使用者に対し、労働者が生命・身体等の安全を確保しつつ就労できるよう必要な配慮を尽くすべき義務（安全配慮義務）を課しています。復職の判断においては、本人の健康状態と、復帰後に担当させる業務の負荷との適合性を精査する姿勢が求められます。人事担当者が医師の領域に立ち入って独自に医学的治癒を診断する趣旨とは解されません。

厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」本文2頁が指摘するように、主治医による診断は日常生活を支障なく送れる程度への回復を前提としていることが多く、職場において求められる所定の業務遂行能力まで回復しているとの判断と一致するとは限りません。会社側から具体的な業務内容や負荷に関する情報を提供し、主治医の医学的見解と職場の受入条件を丁寧に照合することが不可欠です。

従前の業務を完全には遂行できない状態であっても、その一事のみで復職の可能性が直ちに否定される結論には直結しません。特に職種や勤務地を限定せずに雇用契約を締結している場合（職種非限定の従業員）には、本人の職歴や能力、企業の規模、配置の現実的な余力に照らし、現実に配置可能な業務が存在するかどうかを検討する義務が生じます。厚生労働省の退職・解雇に関する解説においても、休職満了時の判断において配置転換等の可能性を吟味すべき事案が紹介されています。社内に存在しないポストを無理に新設することまで義務づけられる筋合いはありませんが、契約上予定された職務の範囲を踏まえ、実現可能な受入余地を慎重に探求するプロセスが要求されます。

休職開始手続と休職期間中の連絡・所得保障

実務上、休職発令の段階でトラブルが生じやすい要因の一つが、診断書の取得方法にあります。従業員から「体調不良のため休みたい」との口頭申告のみを受けた状態では、休職を発令すべきか、通常の私傷病欠勤として扱うべきか、あるいは年次有給休暇の取得を充てるべきかの判断が立ちません。診断書の提出を求める根拠や手順を就業規則で定め、休職の判断に必要な範囲で療養の見通しを確認します。会社指定医の受診を求める場合には、規程だけでなく受診の必要性や本人の事情も踏まえて検討します。

診断書に「自宅療養を要する」との簡潔な記載しかない場合、会社側は休職期間の見通しを立てることが困難となります。提出を求める際は、主治医に対して療養見込み期間の明記を依頼するよう、あらかじめ本人へ指示しておくことが賢明です。あわせて休職命令書を交付する際には、休職中の定期連絡窓口や頻度、給与無給期間中における社会保険料本人負担分の徴収方法、追加の診断書提出手続などを書面で明示し、言った・言わないの齟齬を防ぎます。

休職期間中の連絡に関しては、頻度と手段について事前の合意を形成しておく必要があります。過度な連絡控えは本人の回復状況の把握を妨げ、満了間際での混乱を招く一方、過剰な連絡は療養中の本人に過度な精神的負荷を与えかねません。本人の心身の健康に配慮しつつ、病状の経過と療養見込みを確認する連絡体制を、あらかじめ同意を得た連絡方法（メールや定期面談等）によって運用することが実務的です。

また、休職中の生活不安を和らげるため、健康保険の傷病手当金制度について周知を図ります。傷病手当金は、業務外の病気や怪我による療養中であり、労務不能の状態にあり、連続する3日間の待期期間を経て4日目以降も就労できず、給与の支払を受けていないこと（給与額が傷病手当金の日額より少ない場合は差額支給の対象となり得ます）などの要件を満たした場合に、協会けんぽや健康保険組合等の保険者から支給される制度です。支給期間は同一の傷病について通算して1年6か月が上限とされています。支給決定は保険者が行うものであり会社が判断する権限はないため、「制度の存在」と「申請主体は本人であり保険者宛てに行うこと」を明確に区別して案内し、詳細な要件や支給額の計算は保険者の案内を確認するよう促します。

復職面談の実施と試し出勤における労働法上の規律

復職の意向が示された段階では、担当予定の業務内容と所定労働時間を書面にまとめます。通勤や残業の負荷も記載し、主治医に提示して就労可否の判断を仰ぎます。単に「事務作業」と伝える場合と、対人折衝や納期管理を伴うと具体化する場合とでは、医師の判断基準が大きく異なってくるためです。産業医が選任されている事業場では産業医面談を通じて意見を聴取し、選任義務のない小規模事業場においては地域産業保健センター等の相談窓口について、相談できる内容や利用要件を確認します。

主治医から直接医療情報を聴取する場合は、利用目的と聴取範囲を事前に本人へ説明し、必要な同意を得て進めます。同意した内容を後で確認できるよう、書面に残しておく方法が考えられます。得られた診断書や医師の見解などの要配慮個人情報は、休職・復職の判断に直接関与する管理者に限定して管理します。受入部署の現場責任者に対しては、病名や治療歴そのものを一律に開示するのではなく、就労制限の内容や配慮すべき作業環境など、業務上の受入れに必要な範囲に限定して伝達します。

正式な復職判定に先立ち、厚生労働省の手引きでも紹介されている「試し出勤」やリハビリ出勤、時短勤務を活用して段階的に職場適応を図る方法も選択肢です。本人の状態と職場の受入条件に合わせて検討します。ただし、リハビリ出勤を導入するにあたっては、その期間が法的に休職期間の延長なのか、それとも復職後の就労期間なのかという位置づけ、および賃金の支払基準（完全無給か出勤実績払いか等）や上限期間を明確にした書面を取り交わしておく必要があります。

前記手引き本文6頁が明記するとおり、使用者が具体的な作業を指示し、その作業が会社の業務に該当する場合などには、労働基準法上の「労働」とみなされ賃金支払義務が生じる点に留意を要します。「リハビリ」「休職中」という名目を付したことのみをもって、当然に無給扱いや最低賃金規制の適用除外が認められるわけではありません。労務提供の実態と指揮命令の有無に即した適法な賃金・労働時間管理が不可欠です。事前の明確な取り決めがないまま運用を開始すると、本人は「すでに復帰して働いている」と認識し、会社は「休職中の訓練に過ぎない」と捉えるといった重大な認識の齟齬が生じ、未払賃金請求等のトラブルへ直結しかねません。時短勤務による復帰についても、対象期間、適用する勤務時間、評価や異動の可否を事前明文化しておくことが円滑な復帰を支えます。

再休職時の期間通算と満了時の退職・解雇手続

短期間で再休職に至った事案では、前回の復職日、今回の欠勤開始日、医師の診断内容、就業規則の通算規定を綿密に突き合わせます。一度復職した後に同一または類似の傷病で再び労務提供ができなくなった際、これを別個の新たな休職としてゼロから起算するのか、前回の休職期間と合算して通算するのかは、就業規則の規定内容に基づいて決せられます。

通算に関する規定が就業規則に存在しない場合、法律上当然に期間がリセットされるとも、当然に前回の休職期間を控除できるとも断定することはできません。規定全体の体系、個別の合意の有無、過去の社内慣行を総合的に確認して判断を導きます。通算を適用する場合には、通算対象となる期間、残存する休職可能日数、その算定根拠を本人へ客観的な書面で丁寧に説明します。

将来の紛争を防ぐ通算規定の定め方としては、「復職後一定期間（就業規則で定める期間）内に、同一または類似の傷病により再び欠勤・休職に至った場合は、前後の休職期間を通算する」といった基準を明文化することが有効です。その際、どのような範囲を「同一・類似の傷病」と認定するのか、通算の起算日をどこに設定するのかを具体的に定義しておかなければ、解釈をめぐる労使の対立を招く要因となります。

休職期間が満了を迎えても労務提供が不可能な状態にとどまる場合、就業規則に基づく自然退職（当然退職）とするか、使用者による解雇とするかは、規定の法的構成によって異なります。解雇の形式を採る場合は労働契約法16条の解雇権濫用法理が直接適用され、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が求められます。形式上は自然退職の規定を置いていたとしても、満了日の算定に誤りがあったり、前述した復職可能性の検討が不十分であったりする場合には、契約終了の効力を争われるおそれがあります。自然退職の条件を満たすかは、その規定と具体的な状況に即して判断します。

したがって、満了が迫る段階において、最新の診断書に基づき本人の復帰意思と就労可能性を最終点検し、現実的な配置転換や勤務上の配慮の余地を尽くしたかを確認します。その上で、残余期間と満了に伴う契約終了の取扱いを書面で事前予告します。単に終了通知書を形式的に送付するだけでは、実質的な判断過程の不備を補正することはできません。

なお、当該メンタル不調が過重労働や職場内のハラスメントに起因している疑いがある場合には、安易に私傷病として処理することには重大な法的リスクが伴います。業務上の傷病の療養のために休業する期間と、その後30日間については、労働基準法19条により原則として解雇が禁止されているためです。私傷病休職の規定のみに基づいて契約終了を急ぐことなく、業務起因性の有無と契約終了措置の可否を慎重に切り分けて検証する姿勢が求められます。

休職復職規程の整備と個別事案への対応支援

休職規定を見直す際は、対象者と開始要件だけでなく、再休職時の計算方法、復職判断、満了時の手続まで一続きで確認します。すでに休職中の従業員がいる場合には、現行条件に基づく個別対応と、規定改定の適用範囲も分けて検討します。

LegalAgentでは、労務管理・人事労務に関する就業規則の確認や個別の休職・復職対応を支援しています。継続的な社内相談を含めて外部弁護士に依頼する場合は、法務アウトソーシングをご覧ください。