メンタル不調の休職・復職対応｜通算規定と復職判断の留意点
こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。
メンタル不調による欠勤が続いた後、いったん復職しても、短期間で再び休むことがあります。会社の休職規定に期間の通算方法が書かれていなければ、残りの休職期間をどう数えるか、本人へいつ何を説明するかが曖昧になります。復職可能という診断書を受け取ったときも、元の仕事へそのまま戻してよいかは別に判断する必要があります。
この場面の中心となるのは、本人に適用される休職条件と、契約上求められる仕事を提供できる状態にあるかという二つの問題です。期間満了日だけで退職を決めることも、診断書の文言だけで従前どおりの勤務を求めることも、判断の過程を欠くおそれがあります。診断書の取得、健康情報の管理、賃金の扱いは、その判断を支える手続として位置づけます。
休職制度の根拠と規定変更の限界
業務外の傷病について、すべての会社に同じ期間の休職制度を設けることを命じる法律はありません。休職の対象者、開始要件、期間、復職手続は、就業規則や労働契約などの定めによって異なります。就業規則に規定がなくても、個別の合意等が根拠となることはあり得るため、「規定がないから休職の余地もない」と直ちに結論づけることはできません。一方、会社が一方的に無給の休職を命じるのであれば、その権限と適用要件を具体的に確認しなければなりません。
労働基準法89条は、常時10人以上の労働者を使用する事業場について、就業規則の作成と届出を求めています。休職は、制度を設ける場合に記載すべき事項に含まれます。厚生労働省の就業規則に関する説明も、こうした相対的必要記載事項と、賃金や退職等の必須事項を区別しています。10人未満の事業場でも、制度の内容を本人が確認できる形にしておく意義は変わりません。
規定を整えれば、その日から過去の休職期間をすべて通算できるというわけではありません。労働契約法9条・10条は、就業規則による不利益な労働条件変更について、合意によらない変更の制限と、周知・合理性を要件とする例外を定めています。通算規定の追加や休職期間の短縮は、従業員が従来利用できた療養期間を減らす場合があり、その不利益の程度、変更の必要性、内容の相当性等が問題になります。
したがって、現在の休職者への対応と、将来のための規定整備は分けて進める必要があります。すでに発令した休職命令書、本人への説明、過去の取扱いを調べずに、新しい規定だけを根拠として満了日を前倒しすることは避けるべきです。
復職判断の前提となる業務内容と安全への配慮
労働契約法5条は、使用者に対し、労働者が生命、身体等の安全を確保しつつ働けるよう必要な配慮を求めています。復職時には、健康状態と、実際に担当させる仕事の負荷を踏まえる必要があります。人事担当者が独自に病気の治癒を診断するという意味ではありません。
厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」本文2頁は、主治医の判断が日常生活での回復を前提とし、職場で必要な業務遂行能力まで回復したとの判断とは限らないことを説明しています。仕事内容について情報を共有し、医学的な意見と職場の受入条件を照合する必要があります。
元の仕事が完全にはできない場合でも、それだけで復職の可能性がなくなるわけではありません。職種を限定せず雇用している場合には、本人の能力や経験、会社の規模、配置の実情等に照らして、現実に配置可能な業務があるかが問題になります。厚生労働省の退職・解雇に関する解説も、休職満了時の判断において配置替え等の可能性を検討すべき場合を紹介しています。会社に存在しない仕事を必ず新設しなければならないという意味ではなく、契約上の職務の範囲と、実際に用意できる業務を確かめる必要があるということです。
休職開始から再休職までの対応
診断書と休職命令書
休職を命じる場面で実務上つまずきやすいのが、診断書の取得です。従業員が「体調が悪いので休みたい」と自己申告するだけでは、休職に踏み切るべきか、通常の欠勤として扱うか、本人から年次有給休暇の申請があるかの判断がつきません。就業規則に、休職を命じる際は医師の診断書の提出を求める旨を明記し、休職開始の時点で診断書を取得する運用にしておくのが確実です。
診断書が「自宅療養を要する」程度の簡潔な記載にとどまることも珍しくなく、この場合は休職期間の見通しを判断する材料が不足します。診断書の提出を求める際は、想定される療養期間の見込みについても主治医に記載を依頼するよう本人に伝えておくのが安全です。
休職命令を出す段階では、休職中の連絡窓口と頻度、社会保険料の本人負担分の徴収方法(給与が支給されない期間も発生します)、診断書の追加提出を求める場合の手続についても、本人に書面で案内しておくべきです。口頭だけで伝えると、後になって「聞いていない」というやり取りが発生しやすくなります。
休職期間中の連絡と傷病手当金
休職期間中の連絡は、頻度と内容を事前に決めておく必要があります。連絡を控えすぎると本人の状況把握ができず、復職の見通しが立たないまま期間満了が近づく一方、頻繁な連絡は本人の負担になり得ます。休職期間中は、本人の負担に配慮しつつ、症状の経過と療養期間の見通しを確認する連絡を、あらかじめ本人の同意を得た方法で行う運用が実務的です。
休職期間中の収入面では、健康保険の傷病手当金制度があることを本人に案内しておきます。傷病手当金は、業務外の病気やケガで療養中であり、労務不能の状態にあり、連続する3日間の待期期間を経て4日目以降も休業しており、給与が支払われていないこと（給与額が傷病手当金より少ない場合は差額支給の対象となることがあります）など、複数の要件を満たす場合に協会けんぽや健康保険組合から支給される制度で、支給期間は同一の傷病について通算1年6か月が限度とされています。会社が支給の可否を判断するものではないため、「制度がある」ことと「申請は本人が保険者に対して行うものである」ことを分けて伝え、支給要件や金額の計算方法は協会けんぽなど保険者の案内を確認するよう伝えるべきです。
復職面談と健康情報の管理
復職の申出があったら、担当業務、勤務時間、通勤、残業の有無を具体的に記載し、主治医に確認してもらいます。「デスクワーク」とだけ伝える場合と、長時間の対人調整や期限の厳しい業務を含むと伝える場合では、判断の前提が異なります。産業医がいる事業場ではその意見を求め、いない場合は地域産業保健センター等の相談窓口も活用し、利用できる支援の範囲を確認します。
主治医から直接情報を得る場合は、事前に本人へ目的と取得範囲を説明し、同意を得て進めます。診断書や主治医の意見は、休職・復職の判断に関与する担当者の範囲で管理します。受入部署へは、病名や治療歴を一律に共有するのではなく、勤務時間や業務上の配慮など、その部署に必要な内容を伝えます。
試し出勤と時短復帰
復職の判定が出た場合でも、休職前の勤務条件へ直ちに戻せるかは、本人の状態と業務負荷によって異なります。厚生労働省の手引きでも、本来の職場復帰の前段階として、試し出勤のような形で徐々に業務に慣らしていく取り組みが紹介されています。リハビリ出勤や時短勤務による段階的な復帰を制度として設計しておくと、本人の状態を見ながら業務量を調整でき、復職の可否そのものを慎重に見極める材料にもなります。
リハビリ出勤を導入する場合は、その期間中の位置づけ(休職期間に含めるのか、復職後の期間として扱うのか)、賃金の扱い(通常勤務と同様に支払うのか、出勤日数に応じた扱いにするのか)、期間の長さの上限を、本人と確認できる書面にしておきます。前記手引き本文6頁は、使用者が作業を指示する場合や作業内容が業務に当たる場合等には、労働基準法等の適用が問題になるとしています。「リハビリ」「休職中」という名称だけで無給にできるものではなく、実際の指揮命令と作業内容を踏まえた賃金・労働時間の取扱いが必要です。この整理がないまま個別対応でリハビリ出勤を始めると、本人が「もう復職した」と認識している一方で、会社は「まだ休職中の様子見」と考えているといった認識のずれが生じ、賃金や労務提供の扱いをめぐるトラブルに発展しかねません。時短復帰についても、期間と勤務時間の水準、その間の評価や配置転換の可否をあらかじめ整理しておくことで、本人にも会社にも復職のプロセスが見える形になります。
再休職時の通算
再休職時には、前回の復職日、今回の欠勤開始日、診断書、通算規定を照合します。一度復職した後、短期間で同じ傷病により再び欠勤が始まった場合、これを新たな休職として扱うのか、前回の休職期間の続きとして通算するのかを、就業規則に定めておく必要があります。
通算規定がない場合に、必ず期間がゼロからリセットされるとも、当然に前回分を差し引けるとも断定できません。規定全体、個別の合意、これまでの運用を確認する必要があります。通算する場合は、どの期間を数え、何日残るのかを計算し、その根拠を本人へ説明します。
実務的には、復職後一定期間内(会社が就業規則で定める期間)に同一の傷病または類似の傷病により再度欠勤・休職に至った場合は、前後の休職期間を通算する旨を明記しておく規定が広く用いられています。どの範囲を「同一傷病」と扱うか、通算の起算点をどこに置くかは規定の文言を具体的に詰めておく必要があり、曖昧なまま運用すると通算の適用をめぐって本人との認識の対立を招きます。
期間満了時の退職・解雇
休職期間満了による自然退職の規定と、会社が解雇を行う規定では、契約終了の構成が異なります。労働契約法16条は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない解雇を無効としています。休職満了後に解雇する場合にも、この規制が及びます。自然退職の形式を採っていても、満了日の計算や復職要件への該当判断が誤っていれば、その取扱いが争われます。
そのため、満了が近づいた段階で、最新の診断書と本人の復職意思を確認し、前節の復職手続を経て、配置や就業上の配慮の可能性を検討します。本人へは残存期間と満了後の取扱いを事前に書面で説明します。通知書を整えるだけで、判断内容の不備が解消するわけではありません。
過重労働や職場のハラスメントが発症に関係している疑いがある場合は、私傷病として処理してよいかも確認が必要です。業務上の傷病による療養のための休業には、労働基準法19条の解雇制限等が関係します。会社の休職規定だけで退職・解雇を進めず、業務起因性と契約終了の可否を別途検討すべきです。