長いメールの返信文のたたき台を作る｜生成AIで時短する

こんにちは!Legal Agent 代表弁護士の朝戸です。

法務には、丁寧に書く必要のあるメールが多く届きます。たとえば、取引先から業務委託契約の修正案について長文のメールが届き、「損害賠償の上限は受け入れられない」「再委託は事前承諾を条件にしたい」「納期は2週間前倒ししたい」といった要望が並んでいる、という場面を思い浮かべてみてください。一つひとつに対して、受け入れるのか、持ち帰るのか、条件付きで応じるのかを考えながら、角が立たないように、しかし要件はぼかさずに返信を書く。考えることが多く、書き出しの一文目からなかなか進まない、ということがよくあります。

返信メールは、社外に出る文書です。表現一つで相手の受け取り方が変わりますし、不用意に「了解しました」と書いてしまうと、本来は持ち帰るべき条件まで合意したと受け取られかねません。だからこそ慎重になり、時間がかかってしまうのだと思います。

生成AI(ChatGPT、Claude、Geminiなど、文章を理解して文章で答えてくれるAIサービスの総称です)は、この「返信のたたき台づくり」が得意です。要点を伝えれば、丁寧な文面の下書きを短時間で用意してくれます。この記事では、返信メールのドラフトを作るコツを、法務の場面に沿って整理していきます。

この記事で分かること

この記事では、返信文のたたき台を頼むコツ、相手との関係に合わせたトーンの整え方、サンプルプロンプト、よくある失敗、そして送る前の確認ポイントと注意点を整理します。社外とのやりとりが多い法務担当の方を想定しつつ、初心者目線で進めていきます。

「たたき台」を作らせて、人が仕上げる

メールは、ゼロから書くより、たたき台を直す方が速いことが多いです。伝えたい要点と立場を渡してドラフトを作らせ、自分の言葉に直して仕上げる。この分担が、品質とスピードを両立しやすいと感じています。

ここで大切なのは、生成AIに丸投げするのではなく、判断の部分は人が握っておくことだと感じています。たとえば「損害賠償上限は受け入れる/受け入れない」「再委託は条件付きで認める」といった結論は人が決め、その結論を丁寧な文章に整える部分を生成AIに任せる、という切り分けです。結論まで生成AIに考えさせると、自社の方針と合わない返信になってしまうことがあります。

たたき台があると、文章を組み立てる負担が減るぶん、「この条件は本当に受け入れてよいか」という中身の検討に時間を使えるようになります。これが、返信メールに生成AIを使う一番の利点です。

トーンを指定して相手との関係に合わせる

メールは、相手との関係によって適切な言い回しが変わります。長年の取引先なのか、これから取引を始める相手なのか、交渉がやや緊張している局面なのかによって、ふさわしい温度感は違ってきます。

そこで、「丁寧だが回りくどくならないように」「やわらかく、しかし要件は明確に」「こちらの懸念は率直に、ただし関係を損なわないように」といったトーンを指定すると、目的に合った文面になりやすいです。

法務の返信では、「言い切る部分」と「含みを持たせる部分」を意識して指定することも大切だと考えています。たとえば、すでに社内で決まっている条件は「お受けいたします」と言い切ってよい一方、持ち帰って確認が必要な条件は「社内で確認のうえ、改めてご連絡いたします」と含みを持たせる必要があります。この区別をあらかじめ生成AIに伝えておくと、確定していないことを確定したかのように書いてしまうのを防ぎやすくなります。

サンプル：返信メールのたたき台（基本形）

まずは、立場・要点・トーン・長さを指定する基本形です。

次の受信メールに対する返信のたたき台を作ってください。

・こちらの立場：受託者側の法務担当
・伝えたい要点：(1) 提案は前向きに検討する (2) 一部条件は持ち帰り確認が必要
・トーン：丁寧。ただし回りくどくならず、要件は明確に
・長さ：本文200字程度
・確定していないことは断定せず、「社内で確認のうえ改めてご連絡する」という表現にしてください。

【ここに受信メールの要点を貼り付け（社名・個人名は伏せる）】

サンプル：論点ごとに回答を整理した返信（応用形）

修正要望が複数並んでいるメールには、論点ごとに当社の回答を整理した形で返信すると、相手にも伝わりやすくなります。

次の受信メールには、契約条件の修正要望が複数含まれています。
論点ごとに、当社の回答を整理した返信のたたき台を作ってください。

・こちらの立場：委託者側の法務担当
・各論点について、当社の回答方針は次のとおりです。
  - 損害賠償上限：受け入れられないため、丁寧にお断りしたい
  - 再委託：事前の書面承諾を条件に認める
  - 納期前倒し：社内確認が必要なため、持ち帰りたい
・受け入れない点も、関係を損なわないやわらかい言い回しにしてください。
・お断りする理由は、当社として無理のない範囲で簡潔に添えてください。
・本文は400字程度。最後に次のアクション（いつまでに何を返すか）を一文で添えてください。

【ここに受信メールの要点を貼り付け（社名・個人名は伏せる）】

回答方針をこちらで決めて渡すことで、文面づくりは任せつつ、判断は人が握ったままにできます。

よくある失敗

ここで、返信メールに生成AIを使うときの、ありがちな失敗を挙げておきます。

ひとつめは、生成AIの出力をそのまま送ってしまうことです。生成AIの文章は丁寧で自然に読めるため、つい完成品のように見えてしまいます。しかし、こちらが「持ち帰り」と考えていた条件が「了解いたしました」と書かれていたり、事実と異なる経緯が添えられていたりすることがあります。送信前に、事実関係と、言い切ってよい部分・含みを持たせる部分を必ず確認することが大切だと考えています。

ふたつめは、断りの表現が強すぎる、または弱すぎることです。生成AIは、指示しないと無難に丸める傾向があり、本来きっぱり断るべき条件を「前向きに検討します」とぼかしてしまうことがあります。逆に、強めのトーンを指定すると、関係を損ないかねない言い回しになることもあります。お断りする論点については、断る意思は明確に、表現はやわらかく、というバランスを具体的に指示することが大切です。

みっつめは、受信メールの情報を不用意に貼り付けてしまうことです。受信メールには、相手の社名・担当者名・取引金額・未公表の計画などが含まれていることがあります。要点を伝えるために本文をそのまま貼る場合は、秘密情報や個人情報の取扱いに十分注意する必要があると考えています。

返信の型を社内でそろえておく

繰り返し発生するやりとりについては、返信の型を社内でそろえておくと、生成AIの活用がさらに進むと考えています。

たとえば、契約修正の依頼に対する返信、見積条件への回答、納期調整の連絡などは、論点の立て方や言い回しに共通点が多いものです。「確定事項は言い切る」「持ち帰りは含みを持たせる」「お断りは理由を簡潔に添える」「最後に次のアクションを一文で書く」といった型を決めておき、それを生成AIへの指示文(プロンプト)としても使い回すと、だれが書いても一定のトーンと品質に近づけやすくなります。

返信メールは法務の対外的な印象を左右する部分でもあります。型を会社の知識として残していくことが、品質のばらつきを抑える助けになると感じています。

送る前の確認ポイント

• 事実関係(日付・金額・約束した内容)が、受信メールや社内の認識と合っているか
• 言い切ってよい部分と、含みを持たせる部分が適切に書き分けられているか
• お断りする論点について、断る意思は明確で、かつ表現はやわらかくなっているか
• 社外に出してよい情報だけになっているか(未確定の方針や他案件の情報が紛れ込んでいないか)

使うときの注意点

• 返信案の作成はあくまで「下書き」であり、送信するかどうかの判断と最終確認は人が行う前提だと考えています
• 受信メールを貼る際は、秘密情報や個人情報の取扱いに注意し、社名・個人名・金額などは必要に応じて伏せてから入力してください
• メールは外部に出る文書です。生成AIの出力をそのまま送らず、必ず人が最終確認をしてから送信することが大切だと考えています