長いメールの返信文のたたき台を作る｜生成AIによる時短の手順

こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。

法務に届くメールには、一度にいくつもの判断を求められるものがあります。たとえば取引先から業務委託契約の修正案が送られ、「損害賠償の上限は受け入れられない」「再委託は事前承諾を条件としたい」「納期を2週間前倒ししてほしい」といった要望が一度に提示される場面があります。論点ごとに受け入れるのか、社内に持ち帰るのか、条件付きで合意するのかを判断しながら、角を立てずに要件を明確に伝える返信を作成するのは、時間と神経を使う作業です。

返信メールは社外に直接届く文書です。表現の選び方一つで相手の受け取り方は大きく変わります。不用意に「了解しました」と返答すると、文脈によっては持ち帰るべき条件まで合意したと誤解されかねません。直ちに法的な契約成立とみなされない場合であっても、交渉上の立場を弱めたり不要な紛争を招いたりする原因になります。

ChatGPT、Claude、Geminiなどに回答方針を渡すと、返信の下書きを作ることができます。ただし、AIの出力には誤りが混ざる可能性があり、指示文の工夫だけで完全な正確さを担保できるわけではありません。判断の責任を人が担いながら、文面作成を効率化する進め方が役立ちます。

たたき台の作成と人の判断の分担

メール作成では、白紙から書き始めるよりも、下書きを手元に用意して手直しする方が、早く仕上がることがあります。伝えたい要点と自社の立場をAIに渡して草案を作成させ、人間が文面を推敲して仕上げる分担にすると、作成の早さと表現の正確さを整えやすくなります。

この進め方で大切なのは、条件を受け入れるかどうかの意思決定をAIに委ねず、会社の決裁権限に従って人が判断することです。損害賠償の上限を拒絶するのか、再委託を書面承諾付きで認めるのかといった方針は人間が決定し、その方針に沿った丁寧な文章表現を整える役割にAIをとどめます。判断まで任せると、自社の交渉方針と合わない返信になることがあります。

下書きがあれば、文章の組立てにかける時間を減らせます。その分、条件を受け入れたときに事業へどのような影響があるかを考える時間を取れます。

相手との関係に応じたトーン指定

取引先への返信は、相手とのこれまでの関係や交渉の温度感によって適切な表現が異なります。継続的な信頼関係がある取引先なのか、新規の契約交渉なのか、あるいは意見の対立が生じている場面なのかによって、伝えるべき言葉遣いは変わってきます。

指示を出す際は、「丁寧さを保ちながら冗長な記述を避ける」「表現は柔らかくしつつ方針は明確に伝える」といったトーンをあらかじめ指定しておくと、目的に合った文面が得られやすくなります。特に法務のやりとりでは、確定した方針を伝える表現と、確認中として留保する表現を明確に書き分ける指定が大切です。社内で承認済みの条件は「お受けいたします」と明言できる一方、関係部署への確認が必要な事項は「社内で確認のうえ、改めてご連絡いたします」と保留の表現に留めます。この区別を事前に指示しておけば、未確定の条件を誤って確定したかのように記述する事態を防ぎやすくなります。

状況に応じた返信プロンプトの指定例

まずは、立場、伝えたい要点、トーン、文字数を指定する基本の形式です。要点の内容を差し替えることで、日常の連絡の下書きに使えます。

次の受信メールに対する返信のたたき台を作ってください。確定していないことは断定せず、「社内で確認のうえ改めてご連絡する」という表現にしてください。

- こちらの立場：受託者側の法務担当
- 伝えたい要点：(1) 提案は前向きに検討する (2) 一部条件は持ち帰り確認が必要
- トーン：丁寧。ただし回りくどくならず、要件は明確に
- 長さ：本文200字程度（受信メールの要点は次に貼り付けてください）【ここに受信メールの要点を貼り付け（社名・個人名は伏せる）】

複数の修正要望が一度に届いた場合には、論点ごとに当社の回答方針を箇条書きで整理して指示すると、相手にとっても読みやすい返信案が得られます。

次の受信メールには、契約条件の修正要望が複数含まれています。論点ごとに、当社の回答を整理した返信のたたき台を作ってください。こちらの立場は委託者側の法務担当です。

各論点について、当社の回答方針は次のとおりです。（損害賠償上限：受け入れられないため丁寧にお断りしたい／再委託：事前の書面承諾を条件に認める／納期前倒し：社内確認が必要なため持ち帰りたい）受け入れない点も、関係を損なわないやわらかい言い回しにしてください。お断りする理由は、当社として無理のない範囲で簡潔に添えてください。本文は400字程度。最後に次のアクション（いつまでに何を返すか）を一文で添えてください。受信メールの要点は次に貼り付けてください。【ここに受信メールの要点を貼り付け（社名・個人名は伏せる）】

この応用プロンプトを使う際、お断りする理由や次回連絡の期日について、事実に基づかない架空の説明や約束をAIに作らせてはいけません。社内で確認が取れていない理由は記載せず、期日が未定の場合は「要確認」と明記するか空欄のままにして、確認済みの事実だけを人間が後から補う形を取ります。流暢な文章であっても、根拠のない説明を加えてしまうと信頼関係を損ねる恐れがあります。

社内で繰り返し生じる契約修正や条件調整については、こうした指示文の骨格を共有しておくと、担当者が替わっても回答方針と表現の目安を引き継げます。確認済みの文例を残す際は、どの場面で使えるかも添えておきます。

送信前に防ぐべき典型的な誤り

AIが作成した文章は一見整っているため、確認を怠ってそのまま送信してしまう誤りが起こりがちです。社内保留とするはずの事項が承諾の文面になっていたり、事実と異なる経緯が付け足されていたりすることがあります。また、断る意思が弱められて「前向きに検討する」と曖昧になったり、逆に過度に強い語調になって関係を損ねたりする場合もあります。断る意思は明確に示しつつ、語調は落ち着いた丁寧さを保つバランスが欠かせません。

さらに、受信メールをそのまま入力欄に貼り付ける行為には情報管理上の懸念が伴います。メール本文には取引先の社名、担当者名、取引条件、未公表の開発計画などが含まれることがあります。社内で利用が認められた環境やサービスであるかを確認し、入力する情報を社内のデータ管理方針に照らして選びます。社名や金額を伏せることや学習防止の設定だけで、無制限に入力が認められるわけではありません。送信前には次の項目を確かめます。

• 日付・金額・合意内容は、受信メールと確認済みの社内方針に合っているか
• 確定事項と社内で確認中の事項が、読み手にも区別できるか
• 断る意思が伝わり、不要に強い言い方になっていないか
• 社外へ出してよい情報だけになっており、宛先・添付ファイルも正しいか