退職代行から連絡が来た会社が確認すべき初動対応
こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。
退職代行からの電話やメールは、多くの場合、本人からの事前連絡が一切ないまま届きます。前日まで普通に出社していた社員について、翌朝いきなり第三者を名乗る相手から「本日付で退職します」という連絡だけが来る。退職の申し出そのものより、本人が電話にも出ず直接のやり取りを拒んでいるという状況の方が、対応を難しくします。
退職代行を使われたこと自体に法的な問題はありません。争点になるのは、連絡してきた相手が何をする権限を持っているか、退職の効力がいつ生じるか、本人に直接連絡してよい範囲はどこまでか、という手続面です。ここを整理せずに感情的な対応をすると、不当な引き止めと評価されるリスクの方が大きくなります。
民間業者・労働組合・弁護士という三つの窓口
退職代行を名乗る相手は、大きく三つの類型に分かれます。窓口によってできることが違うため、初動ではまず相手がどの類型に当たるのかを見分けることになります。
一つ目は、弁護士資格を持たない民間業者です。民間業者は、本人の依頼に基づき「退職する意思がある」という事実を会社に伝達すること自体はできますが、退職日の調整や有給消化日数、未払賃金の金額といった条件面について、会社側と交渉する権限は持ちません。弁護士法72条は、弁護士又は弁護士法人でない者が、報酬を得る目的で一般の法律事件に関して代理や和解その他の法律事務を取り扱うことを業とすることを禁じています。退職条件の交渉は代理行為にあたるため、民間業者がこれを行えば同条との関係が問題になります。民間業者からの連絡には「本人の退職意思を伝える」以上の対応を求めない、というのが実務上の線引きになります。
二つ目は、労働組合です。合同労組・ユニオンが本人を組合員として受け入れ、団体交渉として退職条件を申し入れてくるケースです。労働組合法6条は、労働組合の代表者又は労働組合の委任を受けた者が、労働協約の締結その他の事項に関して使用者と交渉する権限を有すると定めています。この枠組みに基づく団体交渉は民間業者の伝達とは法的性質が異なり、会社側には団体交渉に応じる義務が生じます。労働組合法7条2号は、使用者が雇用する労働者の代表者との団体交渉を正当な理由なく拒むことを不当労働行為として禁じており、申し入れを無視したり窓口を一方的に閉じたりする対応は避ける必要があります。
三つ目は、弁護士が代理人として連絡してくる場合です。退職日、有給消化、未払賃金の清算方法まで含めて交渉できるため、会社側の窓口は原則としてその弁護士に一本化し、本人への直接連絡は控えるのが安全です。
連絡を受けた段階で、名刺や委任状、通知書の記載から相手がこの三類型のどれにあたるかを確認してください。民間業者から条件交渉を求められた場合は、本人の意思確認のための連絡として扱い、条件面の回答は保留してよい場面です。
退職の意思確認は書面で本人に返す
退職代行経由の連絡で最初に詰まりやすいのが、退職の意思表示が本人のものかどうかの確認です。電話口の相手は業者や組合の担当者であり、本人の肉声を直接聞けないまま手続を進めることになります。
実務上は、退職代行の担当者を通じて、本人が作成した退職届の原本またはそれに準ずる書面(本人の署名または本人の連絡先からのメール等)の提出を求め、あわせて退職日・最終出社日の認識に齟齬がないかを書面で確認するのが安全です。電話一本で進めてしまうと、後になって「本人は退職するつもりがなかった」という水掛け論が生じたときに確認の記録が残りません。この書面提出を求めること自体は退職を妨害する行為にはあたりません。
退職の効力発生日は民法627条1項が起点になる
期間の定めのない雇用契約(正社員の多くがこれにあたります)については、民法627条1項が解約申入れのルールを定めています。同項は「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」と規定しています。
つまり、退職代行から退職の意思表示が届いた日を起点として、そこから2週間が経過すれば、会社の承諾がなくても雇用契約は終了します。就業規則に「退職の1か月前までに申し出ること」といった規定があっても、民法上は2週間の経過で契約終了の効力自体は生じるという理解が実務上の前提になります。
会社としてまず確定させるべきは、退職の意思表示が届いた日と、そこから2週間を経過する日です。この日付を起点に、貸与物の返却、引き継ぎ、有給消化、最終出社日の扱いを組み立てていくことになります。
引き継ぎと貸与物返却は退職の効力と切り離して考える
退職代行を使うケースでは、本人が既に出社しない意向であることが多く、引き継ぎがほとんどできないまま退職日を迎えます。引き継ぎが不十分であることは、退職そのものを止める理由にはなりません。民法627条1項の解約申入れの効力は、引き継ぎの完了を条件としていないためです。
現実的な対応としては、退職代行の担当者を経由して、業務の状況・パスワード・進行中の案件の所在について書面での回答を求める形になります。本人が出社に応じない場合、無理に出社させることはできないため、必要最小限の質問への書面回答を依頼する対応が中心になります。
貸与物(PC、社員証、鍵、制服等)や私物の返却も、退職代行を通じて返送方法を指定し、郵送でのやり取りを求めるのが一般的な対応です。本人の自宅を訪問して回収を求める対応は、トラブルの原因になりやすく避けた方がよいと考えられます。
有給消化と未払賃金の清算
退職代行の連絡では、残っている有給休暇をすべて消化した上で退職したい、という申し出が同時に来ることが多くあります。
労働基準法39条1項は、雇入れの日から6か月間継続勤務し全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、継続または分割した10労働日の有給休暇を与えなければならないと定めています。同条5項は、請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合、他の時季に与えることができるといういわゆる時季変更権も認めています。
ただし、退職代行のケースでは、民法627条1項により2週間で雇用契約自体が終了するため、その期間内に残っている有給休暇を消化されると、時季変更権を行使する余地(他の時季への変更)が事実上なくなります。退職日以降に労働義務がなくなる以上、会社が他の時季を指定しても意味を持たないためです。退職までの期間と残有給日数を照らし合わせ、出社日をどこまで確保できるかを早い段階で整理しておく必要があります。
未払賃金についても、労働基準法24条1項が、賃金は通貨で直接労働者にその全額を支払わなければならないと定めています。業者や組合の口座への支払を求められた場合は、本人名義の口座であることを書面で確認してから対応するべきです。未払残業代や退職金の計算に疑義がある場合は、勤怠記録を精査し、退職代行の担当者を通じて本人に確認を取る流れになります。
本人へ直接連絡してよいか
退職代行から連絡が来た後、会社が本人の携帯電話やメールに直接連絡してよいかは、多くの担当者が迷う点です。
代理人として弁護士が就いている場合、本人への直接連絡は避けるべきというのが一般的な実務上の理解です。連絡窓口は代理人に一本化するのが筋であり、本人への直接連絡は代理人を無視した対応と受け取られかねません。
一方、民間業者からの連絡の場合、業者は代理権を持たないため、退職条件そのものについて本人の意向を確認する必要があるときは、業者を経由するか、本人に直接書面で確認するかを状況に応じて判断します。ただし、本人が「直接連絡しないでほしい」という意向を業者経由で伝えてきている場合、それを無視して頻繁に電話をかけたり自宅を訪問したりする対応は、退職の自由を妨げる行為と評価される可能性があります。連絡が必要な事項がある場合も、まず書面や業者経由での照会を優先するべきです。
感情的な対応が招くリスク
退職代行を使われたことに対して、会社側の担当者や経営者が「筋を通していない」「なぜ直接言いに来ないのか」という感情を持つこと自体は自然な反応です。しかし、この感情をそのまま相手への対応に持ち込むと、リスクの方が大きくなります。
退職代行の担当者に高圧的な言葉を使う、本人の自宅や家族に直接連絡する、退職を認めない姿勢を示して2週間の経過後も出社を強要する、離職票の発行を遅らせる、といった対応は、いずれも本人や代理人から不利益な取扱いとして指摘される対象になり得ます。
会社としては、退職代行を使われた経緯そのものへの評価と、退職手続を淡々と進める実務対応とを分けて考える必要があります。利用理由の検証は今後の組織運営として意味がありますが、目の前の退職手続を遅らせたり条件面で不利益な扱いをしたりする理由にはなりません。相手の類型を確認し、効力発生日を確定させ、引き継ぎと貸与物返却の窓口を一本化し、有給消化と未払賃金の清算を淡々と進める、という順序で対応すれば、大きなトラブルに発展する場面は限られます。
退職代行対応は、初動の窓口対応を誤ると交渉が長期化しやすい領域です。退職手続のフロー整備や就業規則との整合性確認は労務管理・人事労務で、日常的な労務相談への継続対応は法務アウトソーシングでご案内しています。従業員とのトラブル対応はスタートアップが後回しにしがちな労務リスクとカスタマーハラスメント対応、退職者との秘密保持義務の扱いは秘密保持条項とは？NDA以外の契約書でも確認すべきレビュー実務もご覧ください。