会社に訴状が届いた日にすべきこと、答弁書提出期限までの初動対応
こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。
訴状に同封された書類には、答弁書の提出期限が記載されています。この期限は、会社側が反論の準備を始めるかどうかを待ってくれるものではなく、放置すれば期限だけが先に進みます。まず押さえるべきは、この期限までに何をすべきかという一点です。
訴状は特別送達で届く
会社宛てに訴状が届く場合、通常の郵便物とは扱いが異なります。裁判所からの送達書類は「特別送達」という方法で送られ、日本郵便の担当者が名宛人に直接手渡すことが原則です。郵便受けに投函されるのではなく、受け取った人が送達報告書に署名・押印を求められる点が、普通郵便との大きな違いです。
特別送達は、郵便法第49条に基づき、民事訴訟法第100条第1項及び第103条から第106条までに掲げる方法で送達し、その送達の事実を証明する取扱いを指します。会社が名宛人になっている場合は、代表者の住所地や本店所在地に送達されるのが原則で、受付担当者や役員が代わりに受け取ることもあります。ここで見落としやすいのが、受け取った人がその場で内容を理解しないまま書類を放置してしまうケースです。総務や受付が「裁判所からの郵便物」を受け取った時点で、すでに答弁書提出期限のカウントは進み始めています。受け取った書類は、開封した部署だけで抱え込まず、すぐに経営陣と法務担当（法務担当がいない場合は経営者本人）へ届けるところまでが受領時の仕事です。
答弁書の提出期限と第1回口頭弁論
訴状と同時に送られてくる書類には、「口頭弁論期日呼出状及び答弁書催告状」が含まれています。ここに、第1回口頭弁論期日の日時と、答弁書の提出期限が明記されています。答弁書とは、訴状に記載された請求の趣旨・請求の原因に対して、会社側の言い分を示す書面です。
答弁書の提出期限は、訴状に同封された呼出状に記載された日付を確認するほかありません。裁判所ごと、事件ごとに指定される期限であり、一般的な日数を断定することはできません。届いた書類に記載された期限を、まず正確に読み取ることが最初の作業になります。
答弁書を作成する際は、請求の趣旨に対する答弁（請求棄却を求めるのか、認めるのか)と、請求の原因に記載された各事実に対する認否(認める・否認する・知らない)を明確に書き分けます。裁判所が公表している記載例でも、原告の請求の趣旨に対して争う意思がある場合は「原告の請求を棄却する」との判決を求める旨を記載し、請求原因の各事実について認否を項目ごとに整理する形式が示されています。争いがない場合にすべてを認める形で提出すると、請求の認諾として事件が終了することもあるため(民事訴訟法第266条)、社内で内容を十分に検討しないまま定型書式のチェック欄を埋めてしまうことは避けた方がよいと考えられます。
答弁書を出さず欠席した場合のリスク
答弁書を提出せず、かつ第1回口頭弁論期日にも出頭しない場合、会社にとって重大な不利益が生じます。裁判所が配布している注意事項には、期日までに適正な答弁書を提出せず、かつ期日に欠席した場合には、原告の請求を認める判決がなされる場合があるとの記載があります。
この背景にあるのが、民事訴訟法上の自白の擬制という制度です。当事者が口頭弁論において相手方の主張した事実を争うことを明らかにしない場合、その事実を認めた(自白した)ものとみなされます。答弁書を提出した上で期日を欠席した場合は、その答弁書の内容が陳述されたものとして扱われますが、答弁書を提出せずに欠席すると、原告が主張する事実を争わなかった扱いとなり、原告の請求どおりの判決に至る可能性があります。契約書に合意管轄や準拠法の定めがある取引で訴訟になった場合、そもそもどの裁判所が管轄を持つのかという論点が絡むこともあり、この点は準拠法・合意管轄・仲裁条項とは？紛争時のルールを契約書でどう設計するかで整理しています。
ここで誤解しやすいのは、「話し合いで解決するつもりだから、とりあえず様子を見よう」という判断です。原告との交渉を続けたい場合でも、答弁書だけは期限内に提出し、争う意思を明確にしておく必要があります。答弁書を出さないという選択は、争わないという意思表示と同じ結果を招きかねません。
社内での初動：事実関係と書類の保全
訴状を受け取ったら、答弁書の作成に着手する前に、社内で事実関係を整理する作業が発生します。訴状には請求の原因として、原告側が主張する契約締結の経緯、履行状況、損害の内容などが記載されています。会社側は、この主張が事実と合っているかを、社内資料と突き合わせて確かめることになります。
確認すべき資料は、案件によって異なりますが、契約書、注文書、請書、仕様書、納品記録、検収記録、請求書、支払記録、担当者間のメールやチャットのやり取り、社内の稟議・承認記録などが典型です。これらの資料は、訴訟が長期化するほど所在が分からなくなったり、担当者の異動で引き継がれていなかったりすることがあります。訴状を受け取った時点で、関連しそうな資料を一つのフォルダにまとめ、原本の保管場所と担当部署を記録しておくと、その後の答弁書作成や弁護士への相談がスムーズになります。
あわせて、当時の担当者へのヒアリングも早い段階で行う必要があります。担当者の記憶は時間が経つほど薄れ、退職や異動によって話を聞けなくなることもあります。ヒアリングでは、いつ、誰が、相手方とどのようなやり取りをしたか、契約条件がどの時点でどう変わったか、原告側の主張と食い違う点はどこかを、担当者本人の言葉で記録しておくことが望ましいと考えます。この記録は、答弁書の作成だけでなく、その後の準備書面や証拠説明書を作るときの土台にもなります。
弁護士に依頼するタイミングと持参する資料
弁護士に相談するタイミングは、訴状を受け取った直後が基本になります。答弁書の提出期限までに、事実確認、認否の整理、反論の方向性の検討という作業を行う必要があり、これらは期限が迫ってから着手すると十分な検討ができません。特に、地方裁判所の訴訟では、弁護士でなければ訴訟代理人になれないため、自社だけで手続を進めることに限界がある場面も多くあります。
相談の際に持参すべき資料としては、まず訴状そのもの(受け取った原本または写し)と、同封されていた呼出状・答弁書催告状が欠かせません。これに加えて、訴状に記載された請求原因に関係する契約書や取引記録、担当者間のやり取りの記録などを、時系列で並べられる形にして持っていくと、初回相談での検討が具体的に進みます。資料が整理されていない状態で相談すると、まず資料の洗い出しから始めることになり、その分だけ答弁書提出までの時間を圧迫します。
弁護士への相談を先延ばしにする理由として、「まだ内容を精査してから」「まずは自社で対応してみてから」という判断が挙がることがあります。しかし、答弁書の提出期限は精査が終わるのを待ってくれません。事実関係の精査自体を弁護士と一緒に進める方が、期限内に争点を絞った答弁書を提出できる可能性が高まると考えられます。契約上の債務不履行が請求原因になっている案件では、契約不履行とは？債務不履行との違いと企業法務の初動対応で扱った事実確認や証拠整理の考え方が、答弁書作成の前段階でもそのまま役立ちます。
受け取った当日と今週の動き方
訴状を受け取った当日にまず行うべきは、同封された書類一式(訴状、口頭弁論期日呼出状、答弁書催告状)を経営陣と法務担当に共有し、答弁書の提出期限と第1回口頭弁論期日の日付を確認することです。あわせて、訴状に記載された事件番号、原告名、請求の趣旨、請求の原因の要旨を一枚のメモにまとめておくと、その後の社内共有や弁護士相談で使い回せます。
今週中に着手すべきは、請求原因に関係する契約書や取引記録の洗い出しと、当時の担当者へのヒアリングです。関連資料がどの部署に、どの形式(紙・電子データ)で保管されているかを確認し、散逸する前に一箇所へ集約しておく必要があります。並行して、答弁書提出期限から逆算して、弁護士への相談日を決めてください。答弁書は期限までに提出する前提で準備を進め、争う意思がある場合は、争う旨と、認否を明確にした内容を期限内に提出することを最優先にすべきです。
訴訟への対応そのものは訴訟・紛争解決でお受けしています。社内対応と並行して契約関連の相談体制を見直したい場合には、法務担当が専任でいない会社の初動対応から継続的に支える法務アウトソーシングのページもご覧ください。