契約解除の通知実務｜催告解除・無催告解除の手順と通知書の書き方
こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。
契約解除の成否は、契約書の条文の強さだけでなく、解除の意思表示をどう出したかで決まることがあります。民法541条は、催告解除の場合、相当の期間を定めて履行を催告し、その期間内に履行がなければ解除できると定めており、相当期間を置かずに送った通知や、催告と解除の意思表示を混同した通知は、後から有効性を争われる余地を残します。解除条項の内容を検討する段階が終わったら、次は「どう通知を出すか」という実務の局面に移ります。
催告解除と無催告解除を切り分ける
契約を解除する前に、まず催告が必要な事案か、催告なしで解除できる事案かを見極めるところから始まります。民法541条は、当事者の一方が債務を履行しない場合に、相手方が相当の期間を定めて履行の催告をし、その期間内に履行がないときは契約を解除できると定めています。ただし、その期間を経過した時点での不履行が、契約及び取引上の社会通念に照らして軽微であるときは解除できないとされています。取引先が支払を1日だけ遅れて全額支払ったような場合まで、これを理由に解除するのは難しいということです。
一方、民法542条は、催告をせずに直ちに解除できる場合を定めています。債務の全部の履行が不能であるとき、債務者が履行を拒絶する意思を明確に示したとき、契約の性質上または当事者の意思表示により特定の期日・期間内に履行しなければ契約の目的を達成できない場合にその時期を過ぎたとき、催告をしても契約の目的を達するに足りる履行がされる見込みがないことが明らかなときなどが挙げられています。
契約書に無催告解除条項がある場合でも、その条項に該当する事実が本当にあるかどうかは別問題です。取引先が「今月は払えない」と一度言っただけでは、履行拒絶の意思表示が明確とまでいえるか判断が分かれる場面もあります。無催告解除条項を根拠に通知を出す前に、催告なしで解除してよい事実関係が揃っているかを確認し、迷う場合は催告解除の手順を踏んだ方が後の紛争リスクを抑えられます。
催告書に定める相当期間の考え方
催告解除を選ぶ場合、催告書には是正すべき債務の内容と、履行のための期間を明記します。民法541条は「相当の期間」を定めることを求めていますが、日数そのものは条文に書かれていません。相当期間は、不履行の内容、取引の性質、相手方が履行に要する現実的な時間から個別に判断される事柄であり、一律の日数を当てはめてよいものではありません。金銭債務の支払であれば比較的短い期間で足りることがありますが、成果物の作り直しなど作業を伴う履行であれば、それ以上の期間が必要になる場面もあります。取引先の事業規模や、これまでのやり取りで示していた対応スピードも踏まえて設定した方がよいと考えられます。
催告書の期間があまりに短いと、期間経過後に解除しても、相当性を欠くとして解除の効力を争われる可能性があります。逆に長すぎる期間を設定すると、その間に相手方の資産状況が悪化し、解除後の損害回収が難しくなることがあります。催告期間を決める際は、法的な相当性と、自社が抱える回収リスクの両方をにらんで日数を設定することになります。
解除通知書に書くべき内容
催告期間が経過し、なお履行がない場合に送る解除通知書には、次の事項を書きます。
- 対象契約の特定(契約名、締結日、当事者)
- 不履行の事実(何を、いつまでに履行すべきだったか)
- 催告書を送付した日付と、その催告に対する履行の有無
- 解除の根拠条項または民法上の解除事由
- 解除の効力発生日
- 解除後に相手方へ求める対応(未払金の支払、成果物・貸与物の返還等)
催告と解除を1通の通知書にまとめる書き方もあります。「本書到達後○日以内に履行がない場合は、改めての通知を要せず本書をもって契約を解除する」という条件付きの解除の意思表示です。この方式は送付の手間を減らせますが、催告期間の設定と解除条件の書きぶりが曖昧だと、いつの時点で解除の効力が生じたのかが不明確になります。急ぎでなければ、催告書と解除通知書を分けて2通で送る方が、それぞれの到達日と効力発生日を明確にできます。
解除の根拠は、契約書の解除条項と民法の規定の両方を確認したうえで、通知書にはどちらに基づく解除かを明記します。契約書に解除事由が具体的に列挙されている場合はその条項番号を引用し、契約書に定めのない事由であれば民法541条・542条のどちらに基づく解除かを書きます。根拠を書かないまま「契約を解除します」とだけ通知すると、相手方から「どの義務違反を理由にしているのか」を問われたときに後出しで説明することになり、解除の正当性を疑われやすくなります。
通知の到達をどう証拠化するか
解除の意思表示は、相手方に到達しなければ効力を生じません。民法97条は、意思表示は相手方に到達した時からその効力を生ずると定めており、発信主義ではなく到達主義を採用しています。催告や解除の通知を送った事実だけでなく、いつ相手方に届いたかを証拠として残しておく必要があります。
日本郵便の内容証明は、いつ、いかなる内容の文書を、誰から誰宛てに差し出したかを、差出人が作成した謄本によって証明する制度です。ここで証明されるのは文書の存在と内容であり、文書が実際に相手方へ届いたことまでは証明しません。到達の事実を証明するには、配達証明を別途付けることになります。配達証明は、一般書留とした郵便物を配達した事実を証明するサービスであり、内容証明郵便に配達証明を組み合わせることで、送った内容と、それが届いた日付の両方を記録に残せます。解除の意思表示のように到達日が効力発生日を左右する通知では、配達証明付き内容証明郵便を使うと、内容と到達日の双方を記録に残しやすくなります。
受取拒否や不在による留置期間満了があった場合の到達の扱いは、事案ごとに判断が分かれる論点であり、一律の結論を書くことは避けます。受取を拒否された、あるいは長期間受け取られていないという事実が生じた場合は、配達証明の記録と郵便局への照会内容を保存したうえで、解除の効力について個別に検討した方がよいと考えられます。
電子メールやチャットで解除通知を送る場合でも、送信記録だけでは相手方が実際に閲覧したかを示せません。契約書に通知方法の定めがある場合は、まずその方法に従うのが原則です。定めがない場合でも、解除のように到達日が重要な意味を持つ通知は、電子的な送付記録に加えて、配達証明付き内容証明郵便を併用しておくと、後日の紛争で到達の有無を争われにくくなります。
解除後の清算・原状回復に触れておく
解除通知書には、解除の意思表示だけでなく、解除後に相手方へ求める対応も書いておきます。解除の効力が生じた後は、未履行債務の消滅に加えて、既に履行された部分の清算という課題が残るためです。前払金の返還、納品済みの成果物や貸与物の返還、未払金の支払期限、秘密情報や個人情報の取扱いの終了といった事項は、解除条項や関連条項の内容を踏まえて通知書に具体的に記載した方が、解除後のやり取りが円滑になります。通知書に清算方法を書かずに解除の意思表示だけを送ると、相手方から「何をいつまでにすればよいか分からない」という応答が返り、再度のやり取りが必要になることがあります。
原状回復や清算の範囲について契約書に定めがない場合は、解除の性質(将来に向かって終了させるものか、既履行部分も含めて巻き戻すものか)を踏まえて、求める対応を整理してから通知書に反映します。契約類型によって清算の考え方が異なるため、解除条項の内容を確認したうえで通知書を作成する必要があります。解除条項そのものの読み方は解除条項・中途解約条項のレビューで確認すべきことで扱っています。
通知を出す前の最終確認
解除通知書を送る前に、次の点を確認します。
- 催告が必要な事案か、無催告解除できる事案かの切り分け
- 不履行の内容に照らした催告期間の相当性
- 解除の根拠（契約条項または民法541条・542条）の明記
- 到達を証拠化する手段（配達証明付き内容証明郵便等）の準備
- 解除後に相手方へ求める清算・原状回復の内容の記載
解除通知は、一度送ってしまうと出し直しがきかない場面が多くあります。相当期間を誤った催告書を送ってしまうと、解除の効力発生時期をめぐって争いが生じ、その分だけ契約終了のタイミングが遅れることがあります。到達の証拠を残さずに通知を送ってしまうと、相手方が受け取っていないと主張したときに反論の材料がなくなります。取引先が債務不履行を続けている段階まで来たら、通知文を送る前に、自社だけで解除の可否と書きぶりを決めてしまわず、契約書の解除条項と事実関係を照らし合わせて確認した方がよいと考えられます。債務不履行への初動対応全般は契約不履行とは？債務不履行との違いと企業法務の初動対応でも整理しています。