責任限定契約・補償契約・D&O保険｜社外役員招聘前の整備順序

こんにちは。LegalAgent 代表弁護士の朝戸です。

社外取締役や社外監査役の候補者に就任を打診する際、会社は、責任限定契約を結べる定款になっているか、補償契約やD&O保険を用意しているかを説明する必要があります。就任日だけを先に決めると、必要な株主総会や保険の手続が間に合わない場合があります。

会社に対する賠償責任を一定額に限定する契約、費用や損失を会社が補償する契約、保険会社が損害を塡補する保険は、それぞれ対象も手続も異なります。候補者に「保険があるから大丈夫」と説明する前に、誰に対する責任を、どの条件で、誰が負担するのかを確認したいところです。

役員が負う責任と最低責任限度額

会社法423条1項は、取締役、会計参与、監査役、執行役、会計監査人が任務を怠ったとき、会社に生じた損害を賠償する責任を負うと定めています。社外役員にも、選任された役職に応じた職務上の義務があります。「社外」であることだけを理由に責任がなくなるものではありません。

これとは別に、職務を行うにつき悪意又は重大な過失があった役員等は、第三者に生じた損害を賠償する責任を負います（429条1項）。会社からの請求と、株主や取引先など第三者からの請求では、請求の根拠と対象が異なります。後述する責任限定契約が直接対象とするのは、423条1項の会社に対する責任です。

423条1項の責任については、職務の遂行につき善意で、かつ重大な過失がない場合、株主総会の決議による一部免除が認められています（425条1項）。同項による免除額の上限は、賠償責任額から最低責任限度額を控除した額です。これは、損害が発生した後に責任を一部免除する制度です。

最低責任限度額は、単に現在の年収を一定倍した額とは限りません。法務省令に従って算定する年間報酬相当額に役員区分ごとの倍率を掛けた額と、同項の対象となる新株予約権に関する財産上の利益相当額を合計します。倍率は、代表取締役・代表執行役が6倍、それ以外の業務執行取締役等・執行役が4倍、その他の取締役、会計参与、監査役、会計監査人が2倍です。

社外役員に「報酬の2年分が上限です」と伝える場合も、報酬の算定方法や新株予約権の有無を確認する必要があります。契約に記載する上限と、法律によって算定される最低責任限度額の関係を説明できることが、就任前の準備になります。

責任限定契約の対象と定款の定め

会社法427条1項は、非業務執行取締役等との責任限定契約を認めています。対象は、業務執行取締役等を除く取締役、会計参与、監査役、会計監査人です。社外取締役や社外監査役に限らず、条文上の区分に該当するかで判断します。

契約による責任の限度は、定款で定めた額の範囲内であらかじめ会社が定めた額と、最低責任限度額とのいずれか高い額です。善意・無重過失という要件も残るため、契約書で金額を定めれば、あらゆる場合にその金額で責任が止まるわけではありません。契約締結後に業務執行取締役等へ就任すると、契約は将来に向かって効力を失います（同条2項）。

導入には、この契約を締結できる旨を定款に定めておく必要があります。根拠規定がなければ、定款変更を先に行います。定款変更には原則として株主総会の特別決議が必要です（466条、309条2項11号）。取締役との責任限定契約に関する定款の定めを設ける場合には、会社の機関設計と対象となる取締役の区分に応じ、監査役等の同意を要することもあります（427条3項、425条3項）。

担当者は、現行定款の該当条項だけでなく、候補者が就任する役職、業務執行の有無、必要な社内決定を一緒に確認してください。既に社外監査役との契約を認める条項があっても、新たに迎える取締役を対象に含むとは限りません。定款の対象範囲と、実際に締結する契約の相手方を照合することが必要です。

補償契約に含められる費用と損失

会社法430条の2に基づく補償契約では、役員等が職務執行に関して法令違反を疑われ、又は責任追及の請求を受けたことに対処する費用を、会社が補償できます。第三者に対する損害賠償や、その紛争の和解金を支払うことによる損失も対象となります。防御費用と賠償・和解による損失は、区別して契約に定めます。

会社が役員に対して請求する423条1項の損害賠償額そのものは、この制度が定める第三者への賠償損失には当たりません。さらに、会社が第三者の損害を賠償したとすれば、役員が会社に対して423条1項の責任を負う場合、その責任に係る部分も補償できません（430条の2第2項2号）。会社に対する責任を残したまま、補償契約を通じて同じ負担を会社へ戻すことには制約があります。

通常要する額を超える防御費用は補償できず、悪意又は重大な過失によって第三者に対する責任を負う場合の賠償・和解による損失も、補償の対象外です（同項1号・3号）。一方、悪意・重過失があるという理由だけで、防御費用まで当然に一律対象外になるとは規定されていません。会社が費用を補償した後、役員等が自己若しくは第三者の不正な利益を図り、又は会社に損害を加える目的で職務を執行したと知ったときは、補償額の返還を請求できます（同条3項）。

補償契約の内容は、株主総会、取締役会設置会社では取締役会の決議で決定します。導入のための定款の定めは要求されていません。取締役会設置会社では、補償をした取締役と補償を受けた取締役が、その重要な事実を遅滞なく取締役会に報告する義務を負います（同条4項）。契約を結ぶ段階で、請求の受付、費用の確認、支払後の報告を担当する部署も決めておく必要があると考えます。

D&O保険の承認と補償範囲

D&O保険は、役員等が職務執行に関して責任を負い、又は責任追及の請求を受けることで生じる損害を、保険会社が塡補する保険です。会社法430条の3第1項の役員等賠償責任保険契約に該当する契約の内容は、株主総会、取締役会設置会社では取締役会の決議で決めます。こちらも、締結のために定款の定めを置くことは要求されていません。

ただし、会社法上の決議を経たことと、個別の請求が保険で支払われることは別の問題です。実際の支払対象は保険約款や特約によって決まります。被保険者の範囲、保険期間、支払限度額、免責事由、争訟費用の扱い、請求を受けた場合の通知条件を、保険証券と約款で確認してください。

補償契約では会社が自ら費用や損失を負担します。D&O保険では保険会社による支払を予定しますが、免責や限度額があるため、会社の補償義務と保険の支払範囲が一致するとは限りません。会社が先に補償した費用が保険の対象になるか、役員本人が支払を受けるのか、保険会社の同意前に費用を支出してよいかは、加入する契約の条件を確認する必要があります。

候補者へ説明する際は、加入の有無に加えて、候補者が被保険者に含まれる時期と主な補償条件を示します。保険の見積りを取得した段階と、承認・申込みを経て補償が始まった段階を区別し、未確定の範囲を加入済みと説明しないことが大切です。

就任日までに必要な準備と確認資料

3つの制度を導入する際には、会社に対する責任の上限、会社からの費用・損失の補償、保険会社からの支払をそれぞれ確認します。法務担当者が契約案を作り、総務・財務担当者が保険を手配する場合でも、対象者、対象期間、補償条件を同じ資料で確認できるようにしておくと、説明の食い違いを避けられます。

準備資料は、次のように役割ごとに分けると確認しやすくなります。

• 責任限定契約に関する現行定款の条項、必要な定款変更議案と同意の記録
• 責任限定契約案、補償契約案、内容決定に関する取締役会又は株主総会の議案
• 保険の見積書・約款・特約、被保険者の範囲と補償開始日を確認できる資料

最初に現行定款と候補者の役職を確認し、定款変更や同意が必要なら、株主総会の日程に組み込みます。続いて補償契約と保険の内容を決定し、責任限定契約・補償契約の締結、保険の申込みや被保険者の追加を、就任日との関係で進めます。契約締結の予定と、締結・付保を終えた事実を分けて管理してください。

就任後に役職が変わる場合や保険を更新する場合も、当初の説明をそのまま使うことはできません。責任限定契約の適用が続くか、保険の対象から漏れないかを確認します。候補者への説明資料と実際の契約書・保険証券を対応させて保管することが、将来の請求時にも役立つと考えています。

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